Order to Cash - Orlansoft ERP Indonesia

ORDER TO CASH

Siklus Order to Cash memuat urutan proses berikut ini:

E

Menerima pesanan dari pelanggan.

E

Mendokumentasikan pesanan pelanggan dan me-record di ERP System.

E

Melakukan credit review atas pelanggan sebelum me-release pesanan untuk proses berikutnya.

E

Pekerjaan pemenuhan pesanan seperti alokasi stok, pengambilan barang, memuat barang ke kendaraan dan mengirimkan ke pelanggan.

E

Pesanan terkirim dan jasa sudah terlaksana.

E

Invoice dibuat dan dikirimkan ke pelanggan.

E

Penagihan piutang oleh tim penagihan.

E

Menerima pembayaran dari pelanggan dan me-record di ERP System.

Seamless Integration to:

Orlansoft ERP didesign untuk mendukung kelancaran operasional dan mengoptimalisasi bisnis proses Order to Cash yang dimulai dari penerimaan permintaan atas barang dan jasa dari pelanggan, dan diakhiri dengan pembayaran dari pelanggan.

Orlansoft ERP membantu perusahaan dalam meng-automasi bisnis proses Order to Cash untuk menghasilkan efek positif di dalam Supply Chain Management, membuat cash flow jadi lebih baik, dan mengurangi Operation & Administrative Cost.

Orlansoft

Sales (SAL)

Orlansoft Sales digunakan untuk membuat, approve, dan print transaksi Sales Quotation dan Sales Order, checking ketersediaan stok, verifikasi credit pelanggan, me-record & print Delivery Order dan Sales Shipment, mengatur Load Sheet dan menyediakan fungsi kontrol. Orlansoft Sales terintegrasi ke Orlansoft Inventory Management, Orlansoft Account Receivable and Orlansoft General Ledger.

Fitur dan Fungsi

E

User dapat mereview ketersediaan stok yang ada di Site ID tertentu dengan mudah (sesuai dengan hak aksesnya), guna mempercepat proses transaksi Sales Order.

E

Proses approval kredit pelanggan dengan batasan limit kredit dan Credit Days secara otomatis di dalam proses approval transaksi Sales Order untuk memastikan transaksi pengiriman sudah melalui proses credit check dan meminimalisasi bad-debts.

E

Approval transaksi Sales Order dengan Credit Exception digunakan untuk me-release Sales Order yang memiliki over credit limit atau overdue days. Credit Exception untuk over credit limit dapat memiliki Approver yang berbeda dengan Credit Exception untuk overdue days. Histori transaksi atas Credit Exception tersimpan di Orlansoft Exception log untuk ketersediaan laporan audit trail yang
lengkap.

E

Sales Price List menyediakan fitur:

K

Harga & diskon untuk Item ID & Unit ID.

K

Discount dalam persen (%) sampai dengan 5 level untuk item tertentu.

K

Diskon dalam nilai Rupiah untuk Item tertentu.

K

Harga dalam multiple currency.

K

Tambahan diskon dalam persen (%) atau nilai Rupiah berdasarkan nilai total transaksi Sales Order.

E

Promo Master menyediakan fitur :

K

Quantity Discount.

K

Beli 2 pcs gratis 1 pcs barang yang sama atau barang yang berbeda atau tambahan merchandise.

K

Beli 10 pcs langsung dapat voucher diskon Rp 10.000 yang bisa dipakai untuk pembelian berikutnya.

K

Beli produk personal care dari merk XYZ senilai Rp 400.000 mendapatkan extra 1 botol barang G.

K

Beli barang X bisa membeli barang Y seharga Rp 10.000 dari harga normal Rp 50.000.

E

Fitur Centralized Bill-To Customer dengan Multiple Sale-to & Ship-to Customer memudahkan user untuk mengakomodasi kebutuhan Centralized Bill-to invoice atas transaksi penjualan dari beberapa kantor cabang customer dengan pengiriman barang ke gudang di masing-masing kantor cabang. Price ID dan Promo ID yang ada di Sale-to Customer menjadi acuan perhitungan harga, diskon dan promo di transaksi Sales Order.

E

Transaksi di menu Pesanan Orlansoft SalesMate Mobile-Apps terintegrasi dengan menu Call Management di Orlansoft Sales. Transaksi tersinkronisasi secara otomatis dengan Background Syncronization (Auto Offline-Online mode) dengan option: Auto Sales Order atau Auto Sales Invoice.

E

Orlansoft Consignment Sales memudahkan bisnis proses penjualan konsinyasi ke pelanggan dengan credit limit per pelanggan di setiap virtual location.

E

Fitur Delivery Order (DO) digunakan untuk bisnis proses yang mengharuskan pemotongan saldo stock on-hand dilakukan setelah barang selesai dimuat di kendaraan atau selesai proses pengiriman ke pelanggan. Pengeluaran barang dari gudang dapat menggunakan transaksi Delivery Order dan pengurangan stock on-hand terjadi setelah adanya transaksi Sales Shipment.

E

Transaksi Shipment dapat dilakukan dengan partial order, harus single sales order, atau boleh multiple sales orders.

E

Transaksi Shipment atas Sales Order dapat memiliki quantity lebih kecil atau sama dengan quantity di Sales Order. Untuk item tertentu yang diperbolehkan memiliki quantity Shipment yang lebih besar dengan batasan persentase (%) tertentu, bisa menggunakan fitur Negative / Positive Quantity Tolerance by item. Transaksi Shipment akan mengurangi stock on-hand, menghasilkan system generated journal untuk Inventory Account dan Uninvoiced Shipment Account, dan dapat dicetak sebagai dokumen Delivery Note (DN).

E

Proses pembuatan transaksi shipment bisa menggunakan fitur:

K

Process Create Shipment untuk mempercepat pembuatan beberapa transaksi Shipment sekaligus sesuai dengan tanggal Sales Order yang dipilih. Quantity di transaksi Sales Shipment bisa menjadi lebih kecil dari Sales Order, jika quantity stock on-hand lebih rendah dari outstanding sales order.

K

Create Shipment from DO digunakan untuk me-release DO menjadi transaksi Shipment dan mengurangi stock on-hand.

K

Create DropShip untuk realisasi pengiriman atas Sales Order DropShipment yang sekaligus menghasilkan transaksi Receiving sebesar quantity DropShip.

K

Shipment dapat dibuat secara otomatis dari approval Sales Order auto Shipment.

K

Manual insert transaksi Shipment untuk single atau multiple Sales Order.

E

Tersedia fitur Auto Recalculate Promo on Shipment untuk promo yang dihitung berdasarkan quantity yang terkirim.

E

Pengaturan muatan kendaraan untuk pemenuhan kapasitas kendaraan dapat dilakukan dengan mudah di Orlansoft Load Sheet. Orlansoft Load Sheet terintegrasi dengan Orlansoft DriverMate Mobile Apps untuk menghasilkan informasi service level pengiriman yang realtime.

E

Proses pengajuan dan approval pengembalian barang dari pelanggan bisa menggunakan transaksi Sales Return Order. Realisasi penerimaan barang dari pelanggan di Gudang dilakukan dengan transaksi Sales Return. Transaksi Sales Return bisa dibuat berdasarkan Sales Return Order atau Sales Order sesuai dengan bisnis proses perusahaan. Transaksi Sales Return dapat diteruskan ke Orlansoft Account Receivable untuk pemotongan saldo piutang usaha.

E

5 level grouping anggota tim sales mulai dari sales director sampai dengan salesman (SalesRep).

E

Akses master data customer dan item produk dapat didefinisikan berdasarkan batasan Entity, Grouping Customer dan Grouping Item produk.

E

Kemudahan tracking status transaksi dapat direview dari laporan Outstanding Sales Quotation, Outstanding Sales Order, Unbilled Shipment, dan SO to Payment Reports.

E

History penjualan dari masing-masing Customer dan item ID dapat dilihat dari menu Sales History di master Customer dan Item.

Orlansoft

Account Receiveable (AR)

Orlansoft Account Receivable mendukung bisnis proses pembuatan dan print sales invoice, alokasi nomor faktur pajak penjualan, pengiriman invoice ke pelanggan untuk proses tukar faktur dan penagihan, manajemen kredit, me-record pembayaran pelanggan, dan memonitor saldo piutang pelanggan.

Fitur dan Fungsi

E

Mudah melakukan tracking piutang yang masih outstanding dalam multiple currency.

E

Laporan Aging piutang yang lengkap.

E

Akses master data Customer dapat diatur sesuai dengan grouping customer yang diperbolehkan untuk setiap Login ID (termasuk akses saldo piutang dan outstanding giro mundur).

E

Proses membuat transaksi Sales Invoice yang dapat dipilih untuk mengikuti kebijakan perusahaan. Pilihan yang tersedia:

K

Single Shipment untuk setiap Sales Invoice.

K

Single Order & multiple Shipment.

K

Multiple Order dan multiple Shipment.

K

Fitur Auto invoice di Transaction Type untuk transaksi Shipment mempercepat proses pembuatan transaksi Sales Invoice di Orlansoft Account Receivable. Auto invoice bisa menggunakan nomor yang sama dengan transaksi Shipment atau dengan urutan nomor dokumen yang berbeda.

K

Net-off nilai Shipment & Sales Return dalam satu invoice secara otomatis.

K

Invoice atas pembayaran uang muka dari Customer dan otomatis teralokasi di Sales Invoice atas Shipment.

E

Fitur Faktur Pajak Penjualan meliputi :

K

Get Tax Number secara otomatis mengalokasikan No faktur pajak penjualan.

K

Mudah dalam menghasilkan VAT.csv untuk di-upload ke aplikasi e-Faktur.

K

Menu Process Create Tax Invoice dapat digunakan untuk mengalokasikan nomor faktur pajak atas beberapa transaksi Sales Invoice sekaligus.

K

Combined Tax Invoice digunakan untuk mengenerate faktur pajak gabungan atas Sales Invoice dengan Bill-to Customer yang sama.

E

Dimensi grouping customer yang dapat diaktivasi sesuai dengan kebutuhan bisnis proses. Tersedia 4 dimensi grouping customer dengan 2 level masing-masing. Setiap level dan dimensi grouping bisa pakai untuk pengelompokkan data transaksi seperti di laporan Sales Analysis, Customer Service Level.

E

5 level grouping area Customer.

E

Credit management menyediakan fitur customer credit limit, maximum overdue days, multiple term of payment yang terintegrasi dengan Sales Price List.

E

Customer credit status:

K

Normal.

K

Doubtful.

K

Account Closed.

K

Block Sales.

K

Block Shipment.

K

Block AR.

E

Collection Submission menghasilkan Daftar Sales Invoice yang harus dikirimkan ke pelanggan untuk proses tukar faktur. Day to Submit Pattern memudahkan proses me-record jadwal tukar faktur untuk masing-masing pelanggan. Jadwal bisa ditentukan di hari apa, setiap minggu ke berapa, atau di tanggal apa saja. Collection Submission secara otomatis memilih Invoice dari Customer yang memiliki Day to Submit dalam range yang dimulai dari Submission Date sampai dengan Days-Ahead.

E

Orlansoft Collection Run memudahkan manajemen penagihan dengan menghasilkan dokumen Collection Memo, mengatur rute penagihan collector dan menyediakan laporan analisa kinerja penagihan. Transaksi AR Payment dari Customer otomatis menghasilkan transaksi Cash Receipt, Bank Receipt, atau Check Receipt di Orlansoft Cash Management.

E

Orlansoft Collection Run terintegrasi dengan menu Faktur Jatuh Tempo di Orlansoft SalesMate mobile apps, dan Penjualan Cash on Delivery di Orlansoft DriverMate mobile apps.

E

Confirm Collection Receipt dengan fitur Fraction memudahkan Kasir dalam mengapprove transaksi Cash Receipt, Bank Receipt, dan Check Receipt bersamaan dengan proses menghitung dan validasi nilai uang tunai dalam jumlah lembar untuk setiap denominasi, check yang diterima atau bukti transfer.

E

Write-off AR Rounding dapat dilakukan dengan mudah dengan batasan maximum rounding limit dan hanya bisa diakses oleh user tertentu.

E

Unrealized forex gain/loss untuk semua outstanding AR invoice dan Realized forex gain/loss untuk semua transaksi AR Payment terhitung otomatis dan menghasilkan system-generated journal di Orlansoft General Ledger.

ORDER TO CASH

Siklus Order to Cash memuat urutan proses berikut ini:

E

Menerima pesanan dari pelanggan.

E

Mendokumentasikan pesanan pelanggan dan me-record di ERP System.

E

Melakukan credit review atas pelanggan sebelum me-release pesanan untuk proses berikutnya.

E

Pekerjaan pemenuhan pesanan seperti alokasi stok, pengambilan barang, memuat barang ke kendaraan dan mengirimkan ke pelanggan.

E

Pesanan terkirim dan jasa sudah terlaksana.

E

Invoice dibuat dan dikirimkan ke pelanggan.

E

Penagihan piutang oleh tim penagihan.

E

Menerima pembayaran dari pelanggan dan me-record di ERP System.

Seamless Integration to:

Orlansoft ERP didesign untuk mendukung kelancaran operasional dan mengoptimalisasi bisnis proses Order to Cash yang dimulai dari penerimaan permintaan atas barang dan jasa dari pelanggan, dan diakhiri dengan pembayaran dari pelanggan.

Orlansoft ERP membantu perusahaan dalam meng-automasi bisnis proses Order to Cash untuk menghasilkan efek positif di dalam Supply Chain Management, membuat cash flow jadi lebih baik, dan mengurangi Operation & Administrative Cost.

Orlansoft

Sales (SAL)

Orlansoft Sales digunakan untuk membuat, approve, dan print transaksi Sales Quotation dan Sales Order, checking ketersediaan stok, verifikasi credit pelanggan, me-record & print Delivery Order dan Sales Shipment, mengatur Load Sheet dan menyediakan fungsi kontrol. Orlansoft Sales terintegrasi ke Orlansoft Inventory Management, Orlansoft Account Receivable and Orlansoft General Ledger.

Fitur dan Fungsi

E

User dapat mereview ketersediaan stok yang ada di Site ID tertentu dengan mudah (sesuai dengan hak aksesnya), guna mempercepat proses transaksi Sales Order.

E

Proses approval kredit pelanggan dengan batasan limit kredit dan Credit Days secara otomatis di dalam proses approval transaksi Sales Order untuk memastikan transaksi pengiriman sudah melalui proses credit check dan meminimalisasi bad-debts.

E

Approval transaksi Sales Order dengan Credit Exception digunakan untuk me-release Sales Order yang memiliki over credit limit atau overdue days. Credit Exception untuk over credit limit dapat memiliki Approver yang berbeda dengan Credit Exception untuk overdue days. Histori transaksi atas Credit Exception tersimpan di Orlansoft Exception log untuk ketersediaan laporan audit trail yang
lengkap.

E

Sales Price List menyediakan fitur:

K

Harga & diskon untuk Item ID & Unit ID.

K

Discount dalam persen (%) sampai dengan 5 level untuk item tertentu.

K

Diskon dalam nilai Rupiah untuk Item tertentu.

K

Harga dalam multiple currency.

K

Tambahan diskon dalam persen (%) atau nilai Rupiah berdasarkan nilai total transaksi Sales Order.

E

Promo Master menyediakan fitur :

K

Quantity Discount.

K

Beli 2 pcs gratis 1 pcs barang yang sama atau barang yang berbeda atau tambahan merchandise.

K

Beli 10 pcs langsung dapat voucher diskon Rp 10.000 yang bisa dipakai untuk pembelian berikutnya.

K

Beli produk personal care dari merk XYZ senilai Rp 400.000 mendapatkan extra 1 botol barang G.

K

Beli barang X bisa membeli barang Y seharga Rp 10.000 dari harga normal Rp 50.000.

E

Fitur Centralized Bill-To Customer dengan Multiple Sale-to & Ship-to Customer memudahkan user untuk mengakomodasi kebutuhan Centralized Bill-to invoice atas transaksi penjualan dari beberapa kantor cabang customer dengan pengiriman barang ke gudang di masing-masing kantor cabang. Price ID dan Promo ID yang ada di Sale-to Customer menjadi acuan perhitungan harga, diskon dan promo di transaksi Sales Order.

E

Transaksi di menu Pesanan Orlansoft SalesMate Mobile-Apps terintegrasi dengan menu Call Management di Orlansoft Sales. Transaksi tersinkronisasi secara otomatis dengan Background Syncronization (Auto Offline-Online mode) dengan option: Auto Sales Order atau Auto Sales Invoice.

E

Orlansoft Consignment Sales memudahkan bisnis proses penjualan konsinyasi ke pelanggan dengan credit limit per pelanggan di setiap virtual location.

E

Fitur Delivery Order (DO) digunakan untuk bisnis proses yang mengharuskan pemotongan saldo stock on-hand dilakukan setelah barang selesai dimuat di kendaraan atau selesai proses pengiriman ke pelanggan. Pengeluaran barang dari gudang dapat menggunakan transaksi Delivery Order dan pengurangan stock on-hand terjadi setelah adanya transaksi Sales Shipment.

E

Transaksi Shipment dapat dilakukan dengan partial order, harus single sales order, atau boleh multiple sales orders.

E

Transaksi Shipment atas Sales Order dapat memiliki quantity lebih kecil atau sama dengan quantity di Sales Order. Untuk item tertentu yang diperbolehkan memiliki quantity Shipment yang lebih besar dengan batasan persentase (%) tertentu, bisa menggunakan fitur Negative / Positive Quantity Tolerance by item. Transaksi Shipment akan mengurangi stock on-hand, menghasilkan system generated journal untuk Inventory Account dan Uninvoiced Shipment Account, dan dapat dicetak sebagai dokumen Delivery Note (DN).

E

Proses pembuatan transaksi shipment bisa menggunakan fitur:

K

Process Create Shipment untuk mempercepat pembuatan beberapa transaksi Shipment sekaligus sesuai dengan tanggal Sales Order yang dipilih. Quantity di transaksi Sales Shipment bisa menjadi lebih kecil dari Sales Order, jika quantity stock on-hand lebih rendah dari outstanding sales order.

K

Create Shipment from DO digunakan untuk me-release DO menjadi transaksi Shipment dan mengurangi stock on-hand.

K

Create DropShip untuk realisasi pengiriman atas Sales Order DropShipment yang sekaligus menghasilkan transaksi Receiving sebesar quantity DropShip.

K

Shipment dapat dibuat secara otomatis dari approval Sales Order auto Shipment.

K

Manual insert transaksi Shipment untuk single atau multiple Sales Order.

E

Tersedia fitur Auto Recalculate Promo on Shipment untuk promo yang dihitung berdasarkan quantity yang terkirim.

E

Pengaturan muatan kendaraan untuk pemenuhan kapasitas kendaraan dapat dilakukan dengan mudah di Orlansoft Load Sheet. Orlansoft Load Sheet terintegrasi dengan Orlansoft DriverMate Mobile Apps untuk menghasilkan informasi service level pengiriman yang realtime.

E

Proses pengajuan dan approval pengembalian barang dari pelanggan bisa menggunakan transaksi Sales Return Order. Realisasi penerimaan barang dari pelanggan di Gudang dilakukan dengan transaksi Sales Return. Transaksi Sales Return bisa dibuat berdasarkan Sales Return Order atau Sales Order sesuai dengan bisnis proses perusahaan. Transaksi Sales Return dapat diteruskan ke Orlansoft Account Receivable untuk pemotongan saldo piutang usaha.

E

5 level grouping anggota tim sales mulai dari sales director sampai dengan salesman (SalesRep).

E

Akses master data customer dan item produk dapat didefinisikan berdasarkan batasan Entity, Grouping Customer dan Grouping Item produk.

E

Kemudahan tracking status transaksi dapat direview dari laporan Outstanding Sales Quotation, Outstanding Sales Order, Unbilled Shipment, dan SO to Payment Reports.

E

History penjualan dari masing-masing Customer dan item ID dapat dilihat dari menu Sales History di master Customer dan Item.

Orlansoft

Account Receiveable (AR)

Orlansoft Account Receivable mendukung bisnis proses pembuatan dan print sales invoice, alokasi nomor faktur pajak penjualan, pengiriman invoice ke pelanggan untuk proses tukar faktur dan penagihan, manajemen kredit, me-record pembayaran pelanggan, dan memonitor saldo piutang pelanggan.

Fitur dan Fungsi

E

Mudah melakukan tracking piutang yang masih outstanding dalam multiple currency.

E

Laporan Aging piutang yang lengkap.

E

Akses master data Customer dapat diatur sesuai dengan grouping customer yang diperbolehkan untuk setiap Login ID (termasuk akses saldo piutang dan outstanding giro mundur).

E

Proses membuat transaksi Sales Invoice yang dapat dipilih untuk mengikuti kebijakan perusahaan. Pilihan yang tersedia:

K

Single Shipment untuk setiap Sales Invoice.

K

Single Order & multiple Shipment.

K

Multiple Order dan multiple Shipment.

K

Fitur Auto invoice di Transaction Type untuk transaksi Shipment mempercepat proses pembuatan transaksi Sales Invoice di Orlansoft Account Receivable. Auto invoice bisa menggunakan nomor yang sama dengan transaksi Shipment atau dengan urutan nomor dokumen yang berbeda.

K

Net-off nilai Shipment & Sales Return dalam satu invoice secara otomatis.

K

Invoice atas pembayaran uang muka dari Customer dan otomatis teralokasi di Sales Invoice atas Shipment.

E

Fitur Faktur Pajak Penjualan meliputi :

K

Get Tax Number secara otomatis mengalokasikan No faktur pajak penjualan.

K

Mudah dalam menghasilkan VAT.csv untuk di-upload ke aplikasi e-Faktur.

K

Menu Process Create Tax Invoice dapat digunakan untuk mengalokasikan nomor faktur pajak atas beberapa transaksi Sales Invoice sekaligus.

K

Combined Tax Invoice digunakan untuk mengenerate faktur pajak gabungan atas Sales Invoice dengan Bill-to Customer yang sama.

E

Dimensi grouping customer yang dapat diaktivasi sesuai dengan kebutuhan bisnis proses. Tersedia 4 dimensi grouping customer dengan 2 level masing-masing. Setiap level dan dimensi grouping bisa pakai untuk pengelompokkan data transaksi seperti di laporan Sales Analysis, Customer Service Level.

E

5 level grouping area Customer.

E

Credit management menyediakan fitur customer credit limit, maximum overdue days, multiple term of payment yang terintegrasi dengan Sales Price List.

E

Customer credit status:

K

Normal.

K

Doubtful.

K

Account Closed.

K

Block Sales.

K

Block Shipment.

K

Block AR.

E

Collection Submission menghasilkan Daftar Sales Invoice yang harus dikirimkan ke pelanggan untuk proses tukar faktur. Day to Submit Pattern memudahkan proses me-record jadwal tukar faktur untuk masing-masing pelanggan. Jadwal bisa ditentukan di hari apa, setiap minggu ke berapa, atau di tanggal apa saja. Collection Submission secara otomatis memilih Invoice dari Customer yang memiliki Day to Submit dalam range yang dimulai dari Submission Date sampai dengan Days-Ahead.

E

Orlansoft Collection Run memudahkan manajemen penagihan dengan menghasilkan dokumen Collection Memo, mengatur rute penagihan collector dan menyediakan laporan analisa kinerja penagihan. Transaksi AR Payment dari Customer otomatis menghasilkan transaksi Cash Receipt, Bank Receipt, atau Check Receipt di Orlansoft Cash Management.

E

Orlansoft Collection Run terintegrasi dengan menu Faktur Jatuh Tempo di Orlansoft SalesMate mobile apps, dan Penjualan Cash on Delivery di Orlansoft DriverMate mobile apps.

E

Confirm Collection Receipt dengan fitur Fraction memudahkan Kasir dalam mengapprove transaksi Cash Receipt, Bank Receipt, dan Check Receipt bersamaan dengan proses menghitung dan validasi nilai uang tunai dalam jumlah lembar untuk setiap denominasi, check yang diterima atau bukti transfer.

E

Write-off AR Rounding dapat dilakukan dengan mudah dengan batasan maximum rounding limit dan hanya bisa diakses oleh user tertentu.

E

Unrealized forex gain/loss untuk semua outstanding AR invoice dan Realized forex gain/loss untuk semua transaksi AR Payment terhitung otomatis dan menghasilkan system-generated journal di Orlansoft General Ledger.