Orlansoft Sales - Orlansoft ERP Indonesia

SALES

MODULE

SALES

MODULE

Orlansoft Sales digunakan untuk membuat, menyetujui dan mencetak sales order, memeriksa ketersediaan stok, memverifikasi status kredit pelanggan, mencetak surat pengiriman, mengatur rute pengiriman barang, mencetak surat Muat Barang, dan menyediakan laporan kontrol atas transaksi sales yang terintegrasi dengan modul Inventory, Account Receivable dan General Ledger.

FITUR DAN FUNGSI

E

Informasi yang online atas ketersediaan stok mempercepat proses transaksi sales order. User bisa mereview ketersediaan stok untuk lokasi kantor cabang tertentu sesuai dengan hak aksesnya. Fitur ini sangat berguna untuk proses alokasi stok ketika tidak semua pesanan dari pelanggan dapat dikirim karena keterbatasan stok.

E

Fitur Persetujuan Kredit dengan batasan limit kredit dan verifikasi agar tidak ada faktur yang sudah jatuh tempo tapi belum dilunasi, tersedia dalam menu approval Sales Order untuk membantu memastikan bahwa semua transaksi pengiriman barang hanya bisa dilakukan atas Sales Order yang sudah melalui proses persetujuan kredit di dalam sistem sehingga piutang tidak tertagih bisa diminimalisasi.

E

Informasi yang online atas ketersediaan stok mempercepat proses transaksi sales order. User bisa mereview ketersediaan stok untuk lokasi kantor cabang tertentu sesuai dengan hak aksesnya. Fitur ini sangat berguna untuk proses alokasi stok ketika tidak semua pesanan dari pelanggan dapat dikirim karena keterbatasan stok.

E

Fitur Persetujuan Kredit dengan batasan limit kredit dan verifikasi agar tidak ada faktur yang sudah jatuh tempo tapi belum dilunasi, tersedia dalam menu approval Sales Order untuk membantu memastikan bahwa semua transaksi pengiriman barang hanya bisa dilakukan atas Sales Order yang sudah melalui proses persetujuan kredit di dalam sistem sehingga piutang tidak tertagih bisa diminimalisasi.

E

Proses pengecualian atas transaksi Sales Order yang terkena batas limit kredit atau ada faktur jatuh tempo yang belum dilunasi dan log transaksi sebagai audit trail. User tertentu dengan memiliki hak akses dapat melakukan pengecualian atas Sales Order terkena batasan kredit limit atau batas faktur jatuh tempo sehingga Sales Order dapat direlease. Proses pengecualian ini disimpan dalam log transaksi lengkap dengan informasi tanggal-jam pengecualian dan UserID yang melakukan pengecualian.

E

Fitur Sales Price Management yang flexible:

K

Harga & diskon per Item ID (kode barang) & Unit ID (satuan kemasan)

K

Harga & diskon per Termin pembayaran pelanggan

K

Fasilitas diskon musiman

K

Diskon berdasarkan kuantitas produk.

K

Pemberian Bonus dengan item yang sama atau item yang berbeda

K

Diskon bertingkat dalam persentase sampai dengan 5 tingkat ++

K

Diskon dalam nilai nominal untuk item tertentu

K

Harga jual dalam beberapa mata uang selain Rupiah.

K

Extra diskon dalam persentase atau nilai nominal sesuai dengan besarnya nilai transaksi.

E

Proses pengecualian atas transaksi Sales Order yang terkena batas limit kredit atau ada faktur jatuh tempo yang belum dilunasi dan log transaksi sebagai audit trail. User tertentu dengan memiliki hak akses dapat melakukan pengecualian atas Sales Order terkena batasan kredit limit atau batas faktur jatuh tempo sehingga Sales Order dapat direlease. Proses pengecualian ini disimpan dalam log transaksi lengkap dengan informasi tanggal-jam pengecualian dan UserID yang melakukan pengecualian.

E

Fitur Sales Price Management yang flexible:

K

Harga & diskon per Item ID (kode barang) & Unit ID (satuan kemasan)

K

Harga & diskon per Termin pembayaran pelanggan

K

Fasilitas diskon musiman

K

Diskon berdasarkan kuantitas produk.

K

Pemberian Bonus dengan item yang sama atau item yang berbeda

K

Diskon bertingkat dalam persentase sampai dengan 5 tingkat ++

K

Diskon dalam nilai nominal untuk item tertentu

K

Harga jual dalam beberapa mata uang selain Rupiah.

K

Extra diskon dalam persentase atau nilai nominal sesuai dengan besarnya nilai transaksi.

Fitur Sales Price Management, juga bisa dipakai untuk struktur harga jual yang kompleks. Harga bisa disetting dalam beberapa mata uang selain Rupiah. Bahkan harga juga bisa disetting agar tidak otomatis terkonversi oleh satuan kemasan. Misalkan: untuk produk A, ditetapkan harga USD 10/pcs, tapi USD 110/lusin, dan USD 205 untuk setiap karton yang berisi 24 pcs. Diskon tersedia dalam bentuk persentase (5-tingkat) atau dalam nilai nominal. Keduanya bisa dihubungkan dengan Customer Price Group, dan juga dapat disetting dengan batasan minimum kuantias barang yang dijual. Misalnya, untuk pelanggan di Grup harga-1 Anda mungkin menetapkan 15%+5% diskon untuk minimal 5 pcs, dan 15%+5%+2% ketika minimal 20 pcs. Anda juga dapat memodifikasi struktur harga ini dengan skema yang berbeda untuk Grup harga-2.

Item bonus akan terhitung secara otomatis untuk setiap pembelian dalam kuantitas tertentu atau kelipatannya. Misalnya, untuk setiap 5 pcs produk C, pelanggan mendapatkan Bonus produk D. Fitur ini juga bisa berlaku dengan campuran beberapa item, misalkan untuk pembelian Produk A + B + C, dengan total kuantitas total lebih dari 100 karton maka pelanggan mendapatkan bonus 1 karton Produk D. Setiap price list memiliki masa berlaku dan versi untuk mengakomodasi masa promosi yang lebih fleksibel. Pengaturan price list menjadi lebih mudah untuk karena tersedia fasilitas copy dari suatu versi price list ke versi lainnya dan kemudian user dapat mengubah harga sebelum diaktifkan untuk transaksi.

E

Fitur multiple skedul pengiriman untuk setiap Item ID di Sales Order.

E

Memproses parsial (sebagian), harus dari satu nomor order, atau boleh beberapa nomor transaksi sales order menjadi transaksi pengiriman penjualan (Surat Jalan). Pengaturan pengiriman dapat disesuaikan dengan kebijakan proses bisnis yang telah ditetapkan. Misalkan, untuk melakukan efisiensi beban transportasi, transaksi Surat Jalan atas pengiriman keluar kota boleh dari beberapa nomor Sales Order untuk efisiensi transportasi, sedangkan untuk kasus lain satu pesanan pengiriman mungkin lebih disukai untuk mempersingkat administrasi pemesanan.

E

Fitur multiple skedul pengiriman untuk setiap Item ID di Sales Order.

E

Memproses parsial (sebagian), harus dari satu nomor order, atau boleh beberapa nomor transaksi sales order menjadi transaksi pengiriman penjualan (Surat Jalan). Pengaturan pengiriman dapat disesuaikan dengan kebijakan proses bisnis yang telah ditetapkan. Misalkan, untuk melakukan efisiensi beban transportasi, transaksi Surat Jalan atas pengiriman keluar kota boleh dari beberapa nomor Sales Order untuk efisiensi transportasi, sedangkan untuk kasus lain satu pesanan pengiriman mungkin lebih disukai untuk mempersingkat administrasi pemesanan.

E

Toleransi positif dan negatif atas kuantitas memungkinkan user untuk membuat transaksi pengiriman (surat jalan) dengan kuantitas yang lebih besar atau lebih kecil dari kuantitas pesanan selama perbedaannya masih dalam persentase toleransi yang telah ditetapkan. Ketika kuantitas yang dikirimkan tidak dapat persis sama dengan kuantitas pesanan (seperti item yang dikemas dalam gulungan tapi dijual dalam satuan meter, atau disimpan dalam gulungan tetapi dipesan dalam satuan kilogram), Anda dapat menggunakan fitur toleransi sebagai solusi. Misalnya, Produk A yang memiliki toleransi +/- 10%, mendapat pesanan untuk 100 meter. Stok yang ada di gudang adalah untuk gulungan dengan panjang 106 meter. Pengiriman dengan kuantitas 106 meter dapat dilakukan karena masih tidak melebihi toleransi 10%. Jika stock yang tersedia kurang dari 100 meter, pengiriman kurang dari 100 meter juga bisa dilakukan. (karena toleransi 10% sudah diatur untuk toleransi negatif dan toleransi positif).

E

Untuk pemrosesan order dengan lebih cepat, Shipment Creation Wizard secara otomatis membuat beberapa transaksi pengiriman dari outstanding order sesuai dengan posisi stock-on hand secara real-time.

E

Fitur drop-shipment secara otomatis membuat transaksi drop-shipment (Purhase order drop-ship) kepada supplier untuk setiap pesanan drop-ship yang disetujui di dalam sistem. Pada beberapa kasus, pesanan dari pelanggan dapat dikirim langsung dari gudang supplier. Fitur drop-shipment dirancang untuk mengakomodasi proses bisnis ini, dimana transaksi pengiriman dapat dihasilkan langsung dari purchase order drop-ship. Satu transaksi sales order bisa menghasilkan beberapa purchase order drop-ship sesuai dengan jumlah supplier dan jadwal pengiriman ke lokasi pelanggan.

E

Retur untuk satu nomor order atau beberapa transaksi sales order.

E

Fitur Load Sheet memungkinkan user mengatur rute dan isi barang yang dimuat untuk pengiriman dengan mengoptimalisasi kapasitas kendaraan. Pengaturan rute pengiriman menjadi lebih mudah dengan menggunakan fitur Load Sheet, yang memiliki DispatchID (area pengiriman) pelanggan untuk memilih dan mengelompokkan surat jalan yang akan dikirim. User dapat memonitor kapasitas (volume) kendaraan yang dibutuhkan untuk pengiriman, menentukan kendaraan yang akan digunakan termasuk supir dan keneknya, dan menggunakan informasi tersebut untuk membantu proses muat barang.

E

Toleransi positif dan negatif atas kuantitas memungkinkan user untuk membuat transaksi pengiriman (surat jalan) dengan kuantitas yang lebih besar atau lebih kecil dari kuantitas pesanan selama perbedaannya masih dalam persentase toleransi yang telah ditetapkan. Ketika kuantitas yang dikirimkan tidak dapat persis sama dengan kuantitas pesanan (seperti item yang dikemas dalam gulungan tapi dijual dalam satuan meter, atau disimpan dalam gulungan tetapi dipesan dalam satuan kilogram), Anda dapat menggunakan fitur toleransi sebagai solusi. Misalnya, Produk A yang memiliki toleransi +/- 10%, mendapat pesanan untuk 100 meter. Stok yang ada di gudang adalah untuk gulungan dengan panjang 106 meter. Pengiriman dengan kuantitas 106 meter dapat dilakukan karena masih tidak melebihi toleransi 10%. Jika stock yang tersedia kurang dari 100 meter, pengiriman kurang dari 100 meter juga bisa dilakukan. (karena toleransi 10% sudah diatur untuk toleransi negatif dan toleransi positif).

E

Untuk pemrosesan order dengan lebih cepat, Shipment Creation Wizard secara otomatis membuat beberapa transaksi pengiriman dari outstanding order sesuai dengan posisi stock-on hand secara real-time.

E

Fitur drop-shipment secara otomatis membuat transaksi drop-shipment (Purhase order drop-ship) kepada supplier untuk setiap pesanan drop-ship yang disetujui di dalam sistem. Pada beberapa kasus, pesanan dari pelanggan dapat dikirim langsung dari gudang supplier. Fitur drop-shipment dirancang untuk mengakomodasi proses bisnis ini, dimana transaksi pengiriman dapat dihasilkan langsung dari purchase order drop-ship. Satu transaksi sales order bisa menghasilkan beberapa purchase order drop-ship sesuai dengan jumlah supplier dan jadwal pengiriman ke lokasi pelanggan.

E

Retur untuk satu nomor order atau beberapa transaksi sales order.

E

Fitur Load Sheet memungkinkan user mengatur rute dan isi barang yang dimuat untuk pengiriman dengan mengoptimalisasi kapasitas kendaraan. Pengaturan rute pengiriman menjadi lebih mudah dengan menggunakan fitur Load Sheet, yang memiliki DispatchID (area pengiriman) pelanggan untuk memilih dan mengelompokkan surat jalan yang akan dikirim. User dapat memonitor kapasitas (volume) kendaraan yang dibutuhkan untuk pengiriman, menentukan kendaraan yang akan digunakan termasuk supir dan keneknya, dan menggunakan informasi tersebut untuk membantu proses muat barang.

E

Consignment sales digunakan untuk membuat pengiriman ke pelanggan konsinyasi dengan batas kredit konsinyasi dan terintegrasi dengan faktur penjualan untuk proses penagihan sesuai dengan kuantitas yang terjual.

E

Fitur Auto Invoice secara otomatis membuat faktur penjualan atas transaksi pengiriman (surat jalan). Fitur ini dapat menggunakan nomor faktur sama dengan nomor surat jalan atau dengan nomor urut dokumen yang berbeda dengan surat jalan. Ini sangat berguna untuk perusahaan dengan menggunakan aturan 1 faktur penjualan untuk setiap pengiriman.

E

Customer Ship-to & Tax-to memungkinkan user untuk mengakomodasi kebutuhan dari pelanggan untuk sentralisasi penagihan di suatu customer Bill-to atas transaksi yang memiliki beberapa customer Ship-to.

E

Sampai dengan 5- tingkat pengelompokan anggota tim penjualan, mulai dari direktur penjualan sampai dengan salesman.

E

Fitur invoice schedule digunakan untuk faktur penjualan yang dibuat secara recurring per periode. Fitur ini berguna untuk perusahaan yang membutuhkan penagihan secara periodik, seperti sewa atau jasa pemeliharaan. Tanggal skedul dan nilai penagihan (atau persentase dari nilai total) dapat ditentukan di dalam transaksi agar fitur Invoice Schedule melakukan proses invoicing secara otomatis untuk setiap periode.

E

Form Set menyediakan fasilitas yang flexible untuk pengaturan format dokumen sampai dengan 5 format untuk setiap tipe transaksi (dokumen transaksi penjualan). Fitur Form set memudahkan perusahaan yang harus menyediakan format yang berbeda untuk dokumen yang sama (misalnya, eksportir harus mematuhi format dokumen yang berbeda karena aturan bea cukai di masing masing negara).

E

Mengatur akses master data pelanggan dan item (produk) untuk masing masing entitas yang ada di dalam database yang sama. Meskipun data master pelanggan dan item (produk) dapat diakses untuk user yang ada di dalam perusahan, akses ini dapat diatur sehingga hanya user yang berwenang yang dapat melihat master data. Akses dapat diberikan terbatas atas suatu entitas atau beberapa entitas, sehingga semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan dan item (produk) seperti limit kredit, faktur yang belum dilunaskan, dan stok barang, secara otomatis dibatasi bersamaan dengan pengaturan akses entitas.

E

Orlansoft Sales terintegrasi dengan Orlansoft Inventory, Orlansoft Account Receivable, dan Orlansoft General Ledger.