THE COMPANY

Kalbe didirikan di tahun 1966

Meskipun tetap konsisten dan fokus pada pencapaian misinya, Kalbe telah mengalami perubahan besar untuk terus melayani kebutuhan konsumen Indonesia yang terus berkembang.

Kalbe berkomitmen kuat pada kepatuhan yang ketat terhadap standar yang ditetapkan secara internasional, baik dalam segi kualitas produksi maupun kebijakan manajemen. Komitmen Kalbe terhadap standar telah diakui oleh sejumlah lembaga sertifikasi melalui berbagai penghargaan.

Kalbe Group International Division (KGID) dibentuk sebagai business unit bagi Kalbe Group untuk mengembangkan pasar internasional. Produk yang dipasarkan oleh KGID merupakan produk produk yang dihasilkan oleh banyak perusahaan dalam Grup Kalbe, seperti Kalbe Farma, Dankos Laboratories, Bintang Toejoe, Sanghiang Perkasa, Saka Farma, dan Hexpharm Jaya.

Mengimplementasikan software aplikasi ERP tidak cukup dengan hanya melakukan instalasi dan training, tetapi bagaimana membuat sistem yang merampingkan bisnis proses perusahaan, menyediakan fungsi kontrol yang mudah, dan memungkinkan tersedianya informasi secara online dalam skala yang luas.

Kebutuhan kedua meliputi standarisasi variasi format dokumen Order Confirmations, Proforma Invoices, Packing Lists dan Commercial Invoices yang harus diterbitkan sesuai dengan format per distributor (pelanggan). Sebelumnya pekerjaan ini dilakukan dengan menggunakan spreadsheets dan banyak format yang harus disediakan untuk memenuhi ketentuan dalam peraturan customs clearance di masing masing Negara tujuan dimana distributor (pelanggan) berada. Proses menggantikan spreadsheet harus lancar tanpa menimbulkan gangguan di level operasional. Selain menggantikan spreadsheets di dalam bisnis proses Order Processing, software aplikasi ERP yang dipilih juga harus mengintegrasikan semua bisnis proses KGID mulai dari estimasi penjualan, proses pesanan pelanggan, kontrol piutang, Cash Management sampai dengan analisa laba rugi.

Hal yang sama pentingnya dengan proses integrasi adalah pengalaman konsultan dalam melakukan implementasi yang harus menyelesaikan keseluruhan skedul implementasi dalam waktu maksimum 6 bulan. Kebutuhan lainnya adalah :

ORLANSOFT SOLUTIONS

Setelah mereview solusi dari Orlansoft, KGID memilih Orlansoft karena Orlansoft dapat menyediakan solusi yang mudah diimplementasikan dalam mengintegrasikan bisnis proses KGID. Fitur FormSet mengakomodasi format dokumen yang unik untuk dokumen Proforma Invoice, Packing List, dan Commercial Invoice untuk setiap distributor di masing masing negara, sehingga proses migrasi sistem menjadi lancar dan tidak menyakitkan user yang sebelumnya menggunakan spreadsheet.

Struktur database Orlansoft memiliki nama table dan field dalam bahasa Inggris dengan kata yang mudah dipahami, dan dilengkapi dengan penggunaan Crystal Reports® sebagai report generator, memberikan fungsi yang flexible dalam melakukan report customization. Tampilan struktur database yang jelas dan mudah dipahami untuk memudahkan proses data konversi, untuk integrasi dengan sistem eksternal, dan kebutuhan data warehousing di masa depan.

Dalam waktu 4 bulan, tim PROSIA telah sukses mengimplementasikan Orlansoft ERP. Proses penerimaan dan pemenuhan pesanan pelanggan, dan proses pembuatan laporan keuangan, yang sebelumnya mengandalkan banyak file spreadsheet di MS Excell dan software akuntansi yang lama, telah berhasil dimigrasi dan diintegrasikan ke dalam Orlansoft ERP. Orlansoft ERP juga mempercepat waktu proses dan meningkatkan akurasi pembuatan laporan analisa yang diperlukan oleh Manajemen, seperti laporan analisa penjualan dan laporan laba rugi per Negara, per Line of Business, per Principal, per Brand, dan per Produk (detail hingga Contribution Margin).

Selain itu, Orlansoft ERP juga membantu end-user dalam memonitor status pesanan dan stok barang untuk kegiatan operasional harian. Pada akhir periode akuntansi, proses Monthly Financial Closing menjadi lebih cepat dan lebih mudah bagi Departemen Finance-Accounting KGID.

HIGHLIGHTS

PT. Kalbe Farma Tbk. Kalbe Group International Division

Pharmaceutical

Kalbe didirikan di tahun 1966

Meskipun tetap konsisten dan fokus pada pencapaian misinya, Kalbe telah mengalami perubahan besar untuk terus melayani kebutuhan konsumen Indonesia yang terus berkembang.

Kalbe berkomitmen kuat pada kepatuhan yang ketat terhadap standar yang ditetapkan secara internasional, baik dalam segi kualitas produksi maupun kebijakan manajemen. Komitmen Kalbe terhadap standar telah diakui oleh sejumlah lembaga sertifikasi melalui berbagai penghargaan.

Di samping terus mengembangkan obat-obatan Over-The-Counter (OTC) yang makin meluas, Kalbe juga menyediakan serangkaian obat generik dan Obat Ethical. Kalbe makin menunjukkan perannya sebagai inovator, mengembangkan obat baru baik dengan mandiri ataupun melalui aliansi dengan mitra strategis internasional.

Kalbe Group International Division (KGID) dibentuk sebagai business unit bagi Kalbe Group untuk mengembangkan pasar internasional. Produk yang dipasarkan oleh KGID merupakan produk produk yang dihasilkan oleh banyak perusahaan dalam Grup Kalbe, seperti Kalbe Farma, Dankos Laboratories, Bintang Toejoe, Sanghiang Perkasa, Saka Farma, dan Hexpharm Jaya.

Tingginya pertumbuhan bisnis KGID membutuhkan dukungan software aplikasi yang mengintegrasikan bisnis prosesnya. Software yang ideal harus mengadopsi Industry Best Practice, termasuk modul dan komponen yang lengkap untuk mendukung bisnis eksport, dan fitur keuangan yang komprehensif.

Mengimplementasikan software aplikasi ERP tidak cukup dengan hanya melakukan instalasi dan training, tetapi bagaimana membuat sistem yang merampingkan bisnis proses perusahaan, menyediakan fungsi kontrol yang mudah, dan memungkinkan tersedianya informasi secara online dalam skala yang luas.

Kebutuhan kedua meliputi standarisasi variasi format dokumen Order Confirmations, Proforma Invoices, Packing Lists dan Commercial Invoices yang harus diterbitkan sesuai dengan format per distributor (pelanggan). Sebelumnya pekerjaan ini dilakukan dengan menggunakan spreadsheets dan banyak format yang harus disediakan untuk memenuhi ketentuan dalam peraturan customs clearance di masing masing Negara tujuan dimana distributor (pelanggan) berada. Proses menggantikan spreadsheet harus lancar tanpa menimbulkan gangguan di level operasional. Selain menggantikan spreadsheets di dalam bisnis proses Order Processing, software aplikasi ERP yang dipilih juga harus mengintegrasikan semua bisnis proses KGID mulai dari estimasi penjualan, proses pesanan pelanggan, kontrol piutang, Cash Management sampai dengan analisa laba rugi.

Hal yang sama pentingnya dengan proses integrasi adalah pengalaman konsultan dalam melakukan implementasi yang harus menyelesaikan keseluruhan skedul implementasi dalam waktu maksimum 6 bulan. Kebutuhan lainnya adalah :

ORLANSOFT SOLUTIONS

Keahlian PROSIA dalam bisnis proses industri distribusi mendukung tim KGID dalam mengurangi jumlah format dokumen standard menjadi kurang dari 15 format dari sebelumnya sebanyak 50, dengan tetap harus mengikuti peraturan customs clearance di masing masing negara.

Orlansoft Distribution Industry Solution memiliki fitur yang baik untuk manajemen pesanan pelanggan dan dilengkapi dengan fitur kontrol piutang. Fitur Orlansoft Financials cukup flexible untuk KGID dalam menghasilkan berbagai macam analisa keuangan per cost-center seperti per Principal, Country, Line of Business dan Product.

Struktur database Orlansoft memiliki nama table dan field dalam bahasa Inggris dengan kata yang mudah dipahami, dan dilengkapi dengan penggunaan Crystal Reports® sebagai report generator, memberikan fungsi yang flexible dalam melakukan report customization. Tampilan struktur database yang jelas dan mudah dipahami untuk memudahkan proses data konversi, untuk integrasi dengan sistem eksternal, dan kebutuhan data warehousing di masa depan.

THE TEAM

Dalam waktu 4 bulan, tim PROSIA telah sukses mengimplementasikan Orlansoft ERP. Proses penerimaan dan pemenuhan pesanan pelanggan, dan proses pembuatan laporan keuangan, yang sebelumnya mengandalkan banyak file spreadsheet di MS Excell dan software akuntansi yang lama, telah berhasil dimigrasi dan diintegrasikan ke dalam Orlansoft ERP. Orlansoft ERP juga mempercepat waktu proses dan meningkatkan akurasi pembuatan laporan analisa yang diperlukan oleh Manajemen, seperti laporan analisa penjualan dan laporan laba rugi per Negara, per Line of Business, per Principal, per Brand, dan per Produk (detail hingga Contribution Margin).

Selain itu, Orlansoft ERP juga membantu end-user dalam memonitor status pesanan dan stok barang untuk kegiatan operasional harian. Pada akhir periode akuntansi, proses Monthly Financial Closing menjadi lebih cepat dan lebih mudah bagi Departemen Finance-Accounting KGID.

HIGHLIGHTS

Company Name

PT. Kalbe Farma Tbk. Kalbe Group International Division

Industry

Pharmaceutical

Orlansoft Solution

Orlansoft ERP – Core Enterprise Edition (Sales, Purchase, Inventory, AR, AP, Cash, and GL)

Sites

Multi-site: Pulo Gadung & Cempaka Putih

Implementation Time

Phase 1 – Sales, Purchase, Inventory Management, Cash Management, General Ledger in 4 month (Sept-Dec 2004)

Platform

HP PC Server using Microsoft Windows 2003 Server

Environment

Sybase SQL Studio 8.0.3 database, Microsoft Windows XP -OS