Lotte Mart - Orlansoft ERP Indonesia

LOTTE MART

{

Ini tidak hanya untuk membangun kembali sistem B2B. Sistem B2B yang baru harus memiliki “look and feel” yang mirip bagi semua user, dan harus sukses terimplementasi ke end-user di ribuan supplier beriringan dengan migrasi Lotte Core System.

IT Director

South East Asia IT

LOTTE MART

{

Ini tidak hanya untuk membangun kembali sistem B2B. Sistem B2B yang baru harus memiliki “look and feel” yang mirip bagi semua user, dan harus sukses terimplementasi ke end-user di ribuan supplier beriringan dengan migrasi Lotte Core System.

IT Director

South East Asia IT

THE COMPANY

Lotte Mart

Perusahaan retail yang beroperasi secara global dan berbasis di Korea Selatan memiliki outlet pertama (Gangbyeon store) di inGuui-dong, Gwangjin-gu, Seoulin pada April 1998. Lotte Mart merupakan bagian dari konglomerasi Lotte Group dan telah memiliki toko ke 50 di Bupyeong, pada Desember 2006. Toko ini merupakan record perusahaan dalam membuka outlet dengan waktu yang pendek.

Di 2013, sekitar 110 toko di Korea telah dibuka untuk mencapai target penjualan 10 triliun on. Di tengah ekspansi pasar yang agresif di Korea, perusahaan juga secara aktif mengejar pertumbuhan di pasar luar negeri.

Di Indonesia, Lotte mengakuisisi PT Makro Indonesia dari Group perusahan retail yang berbasis di Belanda dan memiliki 19 toko di Indonesia pada Oktober 2008. Untuk meningkatkan pendapatan, Lotte Mart berencana untuk membuka 100 toko di Indonesia ada tahun 2018.

Untuk mencapai rencana tersebut, Lotte Mart berupaya untuk menemukan mesin pertumbuhan baru yang dinamis guna mengantisipasi kejenuhan bisnis toko retail akan terjadi dalam 4-5 tahun. Sekarang ini, Lotte Mart memperkuat upaya untuk menghadapi tantangan baru.

THE CHALLENGES

1

Tantangan pertama adalah mengintegrasikan B2B System untuk PT. Lotte Shopping Indonesia (Lotte Wholesale) dan PT. Lotte Mart Indonesia (Lotte Retail) ke dalam satu sistem yang menggunakan satu database. B2B System harus menyediakan fasilitas untuk transaksi procure to pay kepada semua supplier Lotte Mart yang akan mengakses ke sistem untuk mendapatkan purchase order yang baru, menyiapkan pengiriman, dan mendapatkan informasi pembayaran. B2B System yang dipakai oleh Lotte Wholesale terkoneksi dengan Legacy Core System, sedangkan sistem lain yang dipakai Lotte Retail terkoneksi dengan New Core System. Keduanya memiliki penampilan informasi yang tidak seragam sehingga membuat user dari supplier harus menyediakan extra pekerjaan ketika ingin mencari suatu informasi. B2B system yang baru harus mengintegrasikan Legacy Core System (walaupun tidak akan dipakai lagi dalam beberapa bulan ke depan) dan New Core System menjadi satu sistem yang memudahkan supplier untuk mendapatkan satu tampilan informasi tentang semua transaksi baik dari Lotte Retail maupun Lotte Wholesale.

2

Tantangan kedua adalah bagaimana terintegrasi dengan sistem auto-fax dan mengirimkan file XML kepada supplier. Purchase Orders dari the B2B System akan terkirim secara otomatis ke supplier melalui (1) sistem auto-fax dengan skedul, banyaknya dial ulang, dan batasan waktu yang sudah ditentukan dari fax server di setiap kota, (2) pengiriman file XML via FTP atau, (3) email dalam format PDF. Purchase Orders yang gagal terkirim melalui auto fax setelah melampaui batasan waktu yang sudah ditentukan akan diemail ke orang yang tertanggung jawab di setiap toko yang menjadi koordinator ke supplier.

3

Tantangan ketiga adalah menyediakan B2B System yang baru dengan yang mirip secara “look and feel” dengan B2B system sebelumnya dengan tambahan beberapa fitur. Masa kerja yang ketat yang kurang dari satu bulan untuk proses pembuatan program agar user interface mirip dengan sistem sebelumnya sehingga user dapat dengan mudah mengadaptasi migrasi sistem.

4

Tantangan terakhir adalah mengimplementasikan B2B system dengan lancar kepada ribuan supplier di Indonesia dan di luar negeri dalam 3 bulan. Penyebaran program kepada setiap user B2B System mulai dari pengumuman, pengiriman dokumentasi untuk end-user, reservasi training, penyelenggaraan training dan forum diskusi, penyediaan call center untuk helpdesk, kesemuannya disediakan oleh vendor B2B System.

“Orlansoft tidak hanya menyediakan sistem B2B yang mengintegrasikan Lotte Retail dan Lotte Wholesale ke dalam satu sistem, Orlansoft juga memberikan keahliannya di industri retail-wholesale, yang sangat berguna dalam mempercepat penyebaran program, training ke end-user, dan ketersediaan call-center untuk pelayanan support ke semua supplier.”

IT Director – South East Asia IT

ORLANSOFT SOLUTIONS

Edisi web dari Orlansoft memudahkan end-user untuk mengakses informasi dengan menggunakan browser FirefoxTM melalui internet.

Orlansoft Procurement dan Account Payable mendukung fitur multiple entities untuk mengakomodasi semua informasi dari Lotte Retail dan Lotte Wholesale dalam satu layar tampilan. Fitur Orlansoft Multiple Sites memungkinkan penggabungan informasi untuk semua toko ke dalam satu sistem yang memfasilitasi user ketika ingin mengetahui purchase order mana saja yang akan dikirim untuk setiap toko, menelusuri bukti penerimaan barang untuk toko tertentu, mencari tahu apakah invoicenya sudah diterima oleh Lotte, dan mengetahui nilai pembayaran tertentu untuk invoice mana saja.

Setiap supplier mendapatkan alokasi akun sebagai administrator supplier yang memungkinkan untuk membuat sampai dengan 5 UserIDs untuk diberikan kepada staff dari bagian sales, gudang, keuangan dengan setting akses sesuai dengan kebijakan masing masing perusahaan.

Jika suatu supplier adalah bagian dari group supplier yang memiliki beberapa anak perusahaan, supplier administrator juga dapat mengatur akses untuk anak perusahaan mana saja yang boleh diakses dan ditampilkan dalam satu layar tampilan. Pengaturan privilege juga berguna untuk principal dalam mengatur distributornya yang melayani toko Lotte tertentu saja.

Orlansoft Procurement menyediakan fitur pengiriman otomatis transaksi purchase orders via emails atau FTP, dalam format PDF atau XML.

Aplikasi Fax monitoring digunakan untuk memonitor aktivitas Fax Server termasuk jumlah transaksi purchase orders (PO) yang masih dalam antrian, PO yang terkirim, PO yang gagal terkirim setelah beberapa kali redial, atau PO yang gagal kirim setelah menunggu untuk durasi waktu tertentu. PO gagal terkirim akan diemail secara otomatis ke orang yang bertanggung jawab di setiap toko agar mereka dapat berkoordinasi dengan masing masing supplier.

Data dari Lotte Core System akan tersinkronisasi setiap 30 minutes sehingga urgent PO akan terkirim secepatnya ke supplier. Customization dilakukan untuk tampilan Orlansoft Procurement dan Account Payable agar memberikan tampilan yang mirip dan konsisten dengan B2B system sebelumnya.

Proyek New B2B System dimulai di pertengahan April 2011. Finalisasi bisnis proses dan standarisasi proses sinkronisasi data dilakukan selama 1.5 bulan. Pengumuman disediakan di system lama via link yang mengarah ke halaman “Introduction to New B2B System”.

Halaman ini juga menyediakan step-by-step documentation untuk membuat user lebih familiar dengan New B2B system. Disediakan juga link ke hotline call-center support yang disediakan oleh PT Orlansoft Data System dan online reservation system agar user bisa melakukan registrasi skedul training yang tersedia selama 2 bulan sehingga banyak user dari supplier bisa mengikuti training.

Keahlian dan pengalaman dari tim Orlansoft di industri retail dan wholesale membantu suksesnya implementasi dan penyebaran program B2B System secara cepat, hotline support yang responsive, training yang interaktif dan mudah dipahami kepada end-users.

THE TEAM

LotteMart

Define System Requirements
Technical Knowledge of legacy system
First-Line Support

Orlansoft

Project Management
Technical Support
Software Set-Up
Data Conversion
End User Training & Implementation
On-going Software Support

THE RESULTS

Sistem B2B telah sukses terimplementasi penuh dengan didukung oleh support yang sangat baik dari tim konsultan. Tidak ada down-time atas proses migrasi sistem B2B dan transisi yang mulus bagi end-user. Sistem B2B yang baru telah menyatukan Lotte Retail dan Lotte Wholesale dan terimplementasi sukses ke ribuan supplier di Indonesia dan luar negeri dalam waktu 3 bulan.

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Lotte Shopping Indonesia PT. Lotte Mart Indonesia

Industry

Retail & Wholesale

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft Supplier Portal

Sites

Pasar Rebo, East Jakarta

Implementation Time

B2B System in 3 months

Platform

PC Servers with Microsoft Windows 2003 Server R2 64 bit – OS

Environment

Sybase SQL Anywhere 12.xx database Firefox 3.x or higher

RESULT

E

Tidak ada down time atas proses migrasi sistem B2B.

E

Sosialisasi ke end-user yang sangat mulus.

E

Satu sistem B2B yang sama untuk Lotte Retail dan Lotte Wholesale bagi end users di ribuan supplier di Indonesia dan luar negeri.

Download Brosur

Lotte Mart

Perusahaan retail yang beroperasi secara global dan berbasis di Korea Selatan memiliki outlet pertama (Gangbyeon store) di inGuui-dong, Gwangjin-gu, Seoulin pada April 1998. Lotte Mart merupakan bagian dari konglomerasi Lotte Group dan telah memiliki toko ke 50 di Bupyeong, pada Desember 2006. Toko ini merupakan record perusahaan dalam membuka outlet dengan waktu yang pendek.

Di 2013, sekitar 110 toko di Korea telah dibuka untuk mencapai target penjualan 10 triliun on. Di tengah ekspansi pasar yang agresif di Korea, perusahaan juga secara aktif mengejar pertumbuhan di pasar luar negeri.

Di Indonesia, Lotte mengakuisisi PT Makro Indonesia dari Group perusahan retail yang berbasis di Belanda dan memiliki 19 toko di Indonesia pada Oktober 2008. Untuk meningkatkan pendapatan, Lotte Mart berencana untuk membuka 100 toko di Indonesia ada tahun 2018.

Untuk mencapai rencana tersebut, Lotte Mart berupaya untuk menemukan mesin pertumbuhan baru yang dinamis guna mengantisipasi kejenuhan bisnis toko retail akan terjadi dalam 4-5 tahun. Sekarang ini, Lotte Mart memperkuat upaya untuk menghadapi tantangan baru.

THE CHALLENGES

1

Tantangan pertama adalah mengintegrasikan B2B System untuk PT. Lotte Shopping Indonesia (Lotte Wholesale) dan PT. Lotte Mart Indonesia (Lotte Retail) ke dalam satu sistem yang menggunakan satu database. B2B System harus menyediakan fasilitas untuk transaksi procure to pay kepada semua supplier Lotte Mart yang akan mengakses ke sistem untuk mendapatkan purchase order yang baru, menyiapkan pengiriman, dan mendapatkan informasi pembayaran. B2B System yang dipakai oleh Lotte Wholesale terkoneksi dengan Legacy Core System, sedangkan sistem lain yang dipakai Lotte Retail terkoneksi dengan New Core System. Keduanya memiliki penampilan informasi yang tidak seragam sehingga membuat user dari supplier harus menyediakan extra pekerjaan ketika ingin mencari suatu informasi. B2B system yang baru harus mengintegrasikan Legacy Core System (walaupun tidak akan dipakai lagi dalam beberapa bulan ke depan) dan New Core System menjadi satu sistem yang memudahkan supplier untuk mendapatkan satu tampilan informasi tentang semua transaksi baik dari Lotte Retail maupun Lotte Wholesale.

2

Tantangan kedua adalah bagaimana terintegrasi dengan sistem auto-fax dan mengirimkan file XML kepada supplier. Purchase Orders dari the B2B System akan terkirim secara otomatis ke supplier melalui (1) sistem auto-fax dengan skedul, banyaknya dial ulang, dan batasan waktu yang sudah ditentukan dari fax server di setiap kota, (2) pengiriman file XML via FTP atau, (3) email dalam format PDF. Purchase Orders yang gagal terkirim melalui auto fax setelah melampaui batasan waktu yang sudah ditentukan akan diemail ke orang yang tertanggung jawab di setiap toko yang menjadi koordinator ke supplier.

3

Tantangan ketiga adalah menyediakan B2B System yang baru dengan yang mirip secara “look and feel” dengan B2B system sebelumnya dengan tambahan beberapa fitur. Masa kerja yang ketat yang kurang dari satu bulan untuk proses pembuatan program agar user interface mirip dengan sistem sebelumnya sehingga user dapat dengan mudah mengadaptasi migrasi sistem.

4

Tantangan terakhir adalah mengimplementasikan B2B system dengan lancar kepada ribuan supplier di Indonesia dan di luar negeri dalam 3 bulan. Penyebaran program kepada setiap user B2B System mulai dari pengumuman, pengiriman dokumentasi untuk end-user, reservasi training, penyelenggaraan training dan forum diskusi, penyediaan call center untuk helpdesk, kesemuannya disediakan oleh vendor B2B System.

“Orlansoft tidak hanya menyediakan sistem B2B yang mengintegrasikan Lotte Retail dan Lotte Wholesale ke dalam satu sistem, Orlansoft juga memberikan keahliannya di industri retail-wholesale, yang sangat berguna dalam mempercepat penyebaran program, training ke end-user, dan ketersediaan call-center untuk pelayanan support ke semua supplier.”

IT Director – South East Asia IT

ORLANSOFT SOLUTIONS

Edisi web dari Orlansoft memudahkan end-user untuk mengakses informasi dengan menggunakan browser FirefoxTM melalui internet.

Orlansoft Procurement dan Account Payablemendukung fitur multiple entities untuk mengakomodasi semua informasi dari Lotte Retail dan Lotte Wholesale dalam satu layar tampilan. Fitur Orlansoft Multiple Sites memungkinkan penggabungan informasi untuk semua toko ke dalam satu sistem yang memfasilitasi user ketika ingin mengetahui purchase order mana saja yang akan dikirim untuk setiap toko, menelusuri bukti penerimaan barang untuk toko tertentu, mencari tahu apakah invoicenya sudah diterima oleh Lotte, dan mengetahui nilai pembayaran tertentu untuk invoice mana saja.

Setiap supplier mendapatkan alokasi akun sebagai administrator supplier yang memungkinkan untuk membuat sampai dengan 5 UserIDs untuk diberikan kepada staff dari bagian sales, gudang, keuangan dengan setting akses sesuai dengan kebijakan masing masing perusahaan.

Jika suatu supplier adalah bagian dari group supplier yang memiliki beberapa anak perusahaan, supplier administrator juga dapat mengatur akses untuk anak perusahaan mana saja yang boleh diakses dan ditampilkan dalam satu layar tampilan. Pengaturan privilege juga berguna untuk principal dalam mengatur distributornya yang melayani toko Lotte tertentu saja.

Orlansoft Procurement menyediakan fitur pengiriman otomatis transaksi purchase orders via emails atau FTP, dalam format PDF atau XML.

Aplikasi Fax monitoring digunakan untuk memonitor aktivitas Fax Server termasuk jumlah transaksi purchase orders (PO) yang masih dalam antrian, PO yang terkirim, PO yang gagal terkirim setelah beberapa kali redial, atau PO yang gagal kirim setelah menunggu untuk durasi waktu tertentu. PO gagal terkirim akan diemail secara otomatis ke orang yang bertanggung jawab di setiap toko agar mereka dapat berkoordinasi dengan masing masing supplier.

Data dari Lotte Core System akan tersinkronisasi setiap 30 minutes sehingga urgent PO akan terkirim secepatnya ke supplier. Customization dilakukan untuk tampilan Orlansoft Procurement dan Account Payable agar memberikan tampilan yang mirip dan konsisten dengan B2B system sebelumnya.

Proyek New B2B System dimulai di pertengahan April 2011. Finalisasi bisnis proses dan standarisasi proses sinkronisasi data dilakukan selama 1.5 bulan. Pengumuman disediakan di system lama via link yang mengarah ke halaman “Introduction to New B2B System”.

Halaman ini juga menyediakan step-by-step documentation untuk membuat user lebih familiar dengan New B2B system. Disediakan juga link ke hotline call-center support yang disediakan oleh PT Orlansoft Data System dan online reservation system agar user bisa melakukan registrasi skedul training yang tersedia selama 2 bulan sehingga banyak user dari supplier bisa mengikuti training.

Keahlian dan pengalaman dari tim Orlansoft di industri retail dan wholesale membantu suksesnya implementasi dan penyebaran program B2B System secara cepat, hotline support yang responsive, training yang interaktif dan mudah dipahami kepada end-users.

THE TEAM

LotteMart

Define System Requirements
Technical Knowledge of legacy system
First-Line Support

Orlansoft

Project Management
Technical Support
Software Set-Up
Data Conversion
End User Training & Implementation
On-going Software Support

THE RESULTS

Sistem B2B telah sukses terimplementasi penuh dengan didukung oleh support yang sangat baik dari tim konsultan. Tidak ada down-time atas proses migrasi sistem B2B dan transisi yang mulus bagi end-user. Sistem B2B yang baru telah menyatukan Lotte Retail dan Lotte Wholesale dan terimplementasi sukses ke ribuan supplier di Indonesia dan luar negeri dalam waktu 3 bulan.

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Lotte Shopping Indonesia PT. Lotte Mart Indonesia

Industry

Retail & Wholesale

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft Supplier Portal

Sites

Pasar Rebo, East Jakarta

Implementation Time