Checking Credit Limit dan Overdue Invoice di dalam Perusahaan Distribusi

Jumlah transaksi yang besar di dalam perusahaan distribusi memerlukan penanganan yang cepat dalam proses checking Credit Limit dan Overdue Invoice bagi setiap pelanggan sebelum pesanan siap dikirim, agar setiap pesanan yang diterima bisa segera direalisasikan menjadi revenue dan cash inflow. Pada penetapan business policy checking credit limit dan overdue invoice, perusahaan distribusi harus memperhatikan urutan transaksi di dalam proses bisnis Order to Cash.

Beberapa perusahaan mungkin memerlukan transaksi Delivery Order untuk reservasi atau booking stock setelah proses penerimaan pesanan ( Sales Order ) dan sebelum barang siap dikirim, sehingga proses bisnis Order to Cash bisa memiliki urutan sebagai berikut :

Opsi 1 : Sales Order → Delivery Order → Loading Sheet → Sales Shipment → Sales Invoice.
Opsi 2 : Sales Order → Sales Shipment → Loading Sheet → Sales Invoice.

Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan hal-hal berikut ini sebelum menentukan business policy untuk proses checking credit limit dan overdue invoice :

• Apakah proses checking credit limit dan overdue invoice dilakukan di dalam proses approval transaksi Sales Order atau approval transaksi Delivery Order ?
• Pemisahan proses Credit Exception diperlukan karena Person in Charge yang memiliki otoritas untuk me-release pesanan dengan over credit limit berbeda dengan Person in Charge yang memiliki otoritas untuk me-release pesanan dari pelanggan yang memiliki Overdue Invoice.
• Apakah perhitungan Overdue invoice untuk setiap pelanggan mengacu pada transaksi dengan batasan di masing-masing kantor cabang saja, atau berlaku global untuk transaksi dari semua kantor cabang ?
• Apakah nilai Credit Limit yang terpakai mengacu pada semua transaksi untuk masing-masing pelanggan saja, atau juga harus memperhatikan batasan kode salesman sesuai dengan product divisionnya ?
• Apakah ada perbedaan maximum nilai transaksi pesanan yang boleh di-release oleh Person In Charge di Kantor Cabang dibandingkan dengan maximum nilai transaksi pesanan yang boleh di-release oleh Person In Charge di Kantor Pusat, ketika melakukan approval credit exception ?

Orlansoft Bill to Customer ID with multiple entity ID memudahkan penentuan kode kantor cabang yang dapat diakses untuk setiap Person In Charge ketika melakukan approval Credit Exception. Orlansoft Setting Privilege memudahkan pengaturan pemisahan atau penyatuan proses approval credit exception untuk kasus over credit limit dan overdue invoice. Orlansoft Approval Set menyediakan fitur untuk pengaturan maximum nilai transaksi pesanan yang boleh di-release untuk setiap user.