SEMESTANUSTRA DISTRINDO

{

Orlansoft mengintegrasikan user, proses dan data ke dalam satu database yang tersentralisasi untuk ketersediaan akses informasi secara real-time dari satu sumber kebenaran.

Ferriyus
Independent Commissioner PT Siantar Top Tbk

SEMESTANUSTRA DISTRINDO

{

Orlansoft mengintegrasikan user, proses dan data ke dalam satu database yang tersentralisasi untuk ketersediaan akses informasi secara real-time dari satu sumber kebenaran.

Ferriyus
Independent Commissioner PT Siantar Top Tbk

THE COMPANY

PT. Semestanustra Distrindo (SND)

Bergerak di bisnis industri distribusi produk makanan dan minuman. Perusahaan ini adalah distributor utama untuk perusahaan makanan dan minuman PT. Siantar Top Tbk.

Permen, cracker, snack kentang, wafer, biskuit, produk mie dan minuman adalah produk-produk yang didistribusikan oleh SND. SND melayani ribuan register outlet (pelanggan) melalui jaringan distribusi yang luas dengan kantor cabang dan depo di wilayah: Surabaya, Madiun, Kediri, Malang, Jember, Madura, Semarang, Cirebon, Bandung, Bekasi, Pekanbaru dan Medan. SND juga memiliki bisnis trading ke beberapa sub-distributor lokal terutama di wilayah Indonesia Bagian Timur.

THE CHALLENGES

1

Tantangan pertama adalah menyediakan satu database yang tersentralisasi untuk semua pelanggan dan mengintegrasikan dengan proses pesanan pelanggan untuk mendapatkan informasi real-time atas effective call (faktur penjualan yang memenuhi syarat effective call) untuk masing masing salesman dan cabang. Pengaturan akses di sentral database harus bisa didefinisikan agar setiap cabang hanya bisa mengakses data pelanggan atas cabangnya dan tidak bisa mengakses data pelanggan cabang lain.

2

Tantangan kedua adalah tersedianya pengaturan harga jual dan diskon yang flexible dengan fitur berikut ini:

E

Harga dan diskon per satuan kemasan

E

Diskon musiman

E

Diskon kuantitas dalam persentase atau nilai

E

Bonus barang atau tambahan diskon untuk item campuran

E

Diskon bertingkat

3

Tantangan ketiga adalah menemukan sistem ERP untuk meng-otomatisasi proses sales order yang ada sekarang tanpa down-time (masa ketika sistem tidak bisa bekerja untuk proses persiapan atau migrasi). Sistem ERP juga harus menyediakan fitur one-bill (hanya diperbolehkan satu faktur yang belum lunas untuk setiap pelanggan dalam proses kontrol kredit). Limit kredit dan audit trail atas approval karena over-limit juga harus tersedia di dalam sistem untuk mempermudah proses approval sales order sebelum dilanjutkan ke proses pengiriman. Siklus proser order dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, check ketersediaan stock barang, approval kredit, pemenuhan pesanan melalui proses pengiriman, sampai dengan proses pencetakan faktur penjualan harus dapat diproses dengan cepat dan dengan minimalisasi redundant data entry. Diperlukan juga fitur untuk membantu pengaturan rute kolektor dalam melakukan proses penagihan piutang harian termasuk memonitor status penagihan dari setiap faktur penjualan dan men-tracking giro mundur dari pelanggan. Karena banyak transaksi pengiriman langsung dari gudang supplier ke pelanggan, maka dibutuhkan fitur yang secara otomatis menghubungkan transaksi pesanan, pengiriman ke pelanggan, penerimaan barang di gudang virtual, dan transaksi hutang ke supplier (drop-shipment). Dengan banyaknya gudang yang tersebar di banyak kota, maka sangat penting dilakukan pengaturan proses pengisian barang antar kota. Gudang di suatu kota bisa memesan dan menerima pengiriman pengisian barang dari kota lain dan semua prosesnya harus bisa ditracking secara online.

4

Tantangan keempat adalah manajemen inventori. Diperlukan fitur untuk memonitor expire date guna menjaga kualitas produk. Inventori transfer antar cabang harus bisa dikontrol dari pusat dan mudah dimonitor statusnya.

5

Tantangan kelima adalah sentralisasi procurement dan pembayaran hutang ke supplier. Transaksi Purchase Order diterbitkan dari  kantor pusat ke supplier dengan informasi pengiriman langsung ke gudang di masing masing cabang dan depo, kemudian dilanjutkan dengan pengiriman faktur dari supplier ke kantor pusat. Verifikasi penagihan dari supplier dan pembayaran atas tagihan supplier dilakukan dari kantor pusat.

6

Tantangan terakhir adalah sentralisasi akunting. Semua transaksi dari semua cabang harus menghasilkan jurnal otomatis untuk kebutuhan akunting di kantor pusat. Departemen akunting dapat menghasilkan laporan neraca dan laporan laba-rugi per cabang dengan mudah termasuk laporan contribution margin per salesman.

”Kami memilih Orlansoft karena solusinya memberikan hasil yang cepat dalam menyatukan operasional bisnis di semua cabang dan depo melalui satu akses di dalam satu sistem untuk meminimalisasi double entry.”

Ferriyus – Independent Commissioner PT Siantar Top Tbk

”Orlansoft membantu Kami merampingkan proses operasional dengan mengurangi biaya dan waktu transaksi di proses penerimaan dan pemenuhan pesanan, penerbitan faktur penjualan dan penagihan.”

Ferriyus – Independent Commissioner PT Siantar Top Tbk

ORLANSOFT SOLUTIONS

PROSIA, salah satu Orlansoft partner dengan pengalaman di industri distribusi telah sukses membantu tim SND mengimplementasikan proyek Orlansoft ERP tahap 1 dalam 2 bulan.

Orlansoft Sales dan Account Receivables terimplementasi dan go-live untuk operasional SND di cabang Jatim I, Jatim II, dan IBT, depo Madiun, Kediri, Malang, dan Madura pada tanggal 2 mei 2008 (1 bulan setelah project kick off) dan selanjutnya diikuti dengan cabang Medan, Bekasi, Bandung dan Semarang di bulan kedua (termasuk depo Pekanbaru dan Cirebon).

Tujuan utama dari implementasi tahap 1 adalah mengintegrasikan sales order management (manajemen pesanan pelanggan) termasuk proses approval kredit, pemenuhan pesanan melalui pengiriman, pembuatan faktur penjualan, monitoring piutang, penagihan piutang dan men-tracking giro mundur untuk semua cabang dan depo di dalam satu sistem baru yang menggantikan sistem lama yang tidak terintegrasi dan banyak redundant entry dalam kegiatan operasional.

Orlansoft Sales Price Management memungkinkan untuk menerapkan program marketing yang cukup kompleks (misalkan beli 10 karton item A+B+C dan mendapatkan diskon tambahan atau mendapat barang bonus item A) untuk semua cabang saat melakukan transaksi pesanan.

Orlansoft Master Data Management menyediakan akses yang mudah untuk melakukan setting data pelanggan di setiap cabang dan registrasi pelanggan baru dari kantor pusat atau kantor cabang di dalam satu database yang tersentralisasi.

Setelah sukses mengimplementasikan tahap 1, implementasi tahap 2 dilanjutkan untuk modul Distribution dan Financials dari Orlansoft ERP Core enterprise edition untuk bisnis proses: Order to Cash, Purchase to Pay, Treasury dan Accounting di kantor pusat dan cabang Jatim I (termasuk depo Kediri dan Madiun). Tahap-2 yang direncanakan selesai dalam 4-5 bulan, dapat terimplementasi dengan sukses dalam 3 bulan dan go-live di 1 September 2008.

Fitur Orlansoft “drop shipment” mempercepat proses pengiriman untuk pemenuhan pesanan untuk pesanan yang dikirim langsung dari gudang principal ke pelanggan dengan transaksi purchase order dan bukti penerimaan barang secara otomatis dari sistem.

Untuk transfer antar gudang cabang, fitur Orlansoft Replenishment Order membantu banyak dalam meng-organisir sentralisasi permintaan transfer dan memonitor statusnya dari kantor pusat atau kantor cabang.

Orlansoft Inventory Management memudahkan tracking batch number dan expired date inventori di cabang dan depo. Fitur ini juga membantu memastikan bahwa dokumen pengiriman barang secara otomatis menggunakan batch yang memiliki expire date terdekat.

Orlansoft Inter-Entity Settlement memudahkan kantor pusat dalam menerapkan sentralisasi penerbitan Purchase Order ke Prinsipal untuk melakukan perencanaan inventori yang lebih baik. Fitur ini juga mendukung sentralisasi pembayaran hutang ke supplier dan pada saat yang bersamaan membantu pengaturan cash flow di kantor pusat termasuk penerbitan laporan neraca dan laporan laba rugi untuk setiap cabang.

Orlansoft Tax Management mendukung registrasi faktur pajak supplier dan menghasilkan faktur pajak penjualan untuk faktur pajak standar dan faktur pajak sederhana.

Kesuksesan di tahap-2 menginspirasi tim untuk melanjutkan implementasi tahap-3 untuk cabang Jatim II, IBT, Medan, Bekasi, Bandung dan Semarang.

THE TEAM

SND

  • Define System Requirements
  • End User Training & Implementation
  • First-Line Support

STT Corporate

  • Business Policies
  • IT Infrastructure

Prosia

  • Business Process Knowledge
  • Software Set-Up
  • Data Conversion
  • Key users Training
  • Second-Line Support

Orlansoft

  • Orlansoft Solutions
  • On-going Software Support

THE RESULTS

PROSIA dan Orlansoft telah sukses mengimplementasikan integrasi bisnis proses distribusi dan keuangan SND sesuai dengan skedul. Orlansoft menghasilkan manfaat berikut ini:

E

Menyatukan operasional bisnis untuk bisnis proses Order To Cash di semua cabang dan depo, terutama manajemen harga jual, pemenuhan pesanan, penerbitan faktur penjualan, kontrol inventori, penagihan piutang, dan sentralisasi Purchasing & Account Payable.

E

Satu akses yang sama untuk master data registered outlet (pelanggan), salesman, dan item produk, yang membantu meminimalisasi double entry dengan menghilangkan proses entry yang berulang atas transaksi penjualan, AR, dan inventori di setiap cabang untuk kebutuhan transaksi keuangan di kantor pusat yang sebelumnya terjadi di Sistem lama.

E

Merampingkan operasional melalui pengurangan biaya transaksi dan waktu proses atas proses penerimaan dan pemenuhan pesanan pelanggan, penerbitan faktur penjualan, dan penerimaan tagihan.

E

Mengintegrasikan user, proses dan data dengan sentralisasi database untuk menyediakan akses yang real-time atas informasi strategik terutama: Effective Call Report, Sales performance analysis, Contribution Margin by Sales Team/Sales Rep, dan Financial Statement per cabang dari satu sumber kebenaran

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Semestanustra Distrindo

Industry

Wholesale – Distribution (Food & Beverage)

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft ERP – Wholesale Distribution Industry Solution

Sites

Head Office : Surabaya. Marketing Office : Surabaya. Branches: Surabaya, Medan, Bekasi, Bandung, Semarang. Depots: Madiun, Kediri, Malang, Madura, Jember, Cirebon, Pekanbaru

Implementation Time

Phase 1 : Sales & AR modules for all branches & depots in 2 months. Phase 2 : All Distribution & Financials modules – Head Office, Surabaya Branch, Madiun & Kediri Depots in 5 months. Phase 3 : All Distribution & Financials modules modules – All branches and depots (excluding in phase-2) –in 3 months

Platform

PC Servers with Microsoft Windows 2003 Server and Fedora – OS

Environment

Sybase SQL Anywhere 10.xx database, Microsoft Windows XP/Vista – OS

RESULT

E

Menyatukan operasional bisnis untuk bisnis proses Order To Cash di semua cabang dan depo.

E

Satu akses yang sama untuk master data registered outlet (pelanggan), salesman dan item produk.

E

Merampingkan operasional melalui pengurangan biaya transaksi dan waktu proses.

E

Akses yang real-time untuk mendapatkan informasi strategik dari satu sumber kebenaran.

PT. Semestanustra Distrindo (SND)

Bergerak di bisnis industri distribusi produk makanan dan minuman. Perusahaan ini adalah distributor utama untuk perusahaan makanan dan minuman PT. Siantar Top Tbk.

Permen, cracker, snack kentang, wafer, biskuit, produk mie dan minuman adalah produk-produk yang didistribusikan oleh SND. SND melayani ribuan register outlet (pelanggan) melalui jaringan distribusi yang luas dengan kantor cabang dan depo di wilayah: Surabaya, Madiun, Kediri, Malang, Jember, Madura, Semarang, Cirebon, Bandung, Bekasi, Pekanbaru dan Medan. SND juga memiliki bisnis trading ke beberapa sub-distributor lokal terutama di wilayah Indonesia Bagian Timur.

THE CHALLENGES

1

Tantangan pertama adalah menyediakan satu database yang tersentralisasi untuk semua pelanggan dan mengintegrasikan dengan proses pesanan pelanggan untuk mendapatkan informasi real-time atas effective call (faktur penjualan yang memenuhi syarat effective call) untuk masing masing salesman dan cabang. Pengaturan akses di sentral database harus bisa didefinisikan agar setiap cabang hanya bisa mengakses data pelanggan atas cabangnya dan tidak bisa mengakses data pelanggan cabang lain.

2

Tantangan kedua adalah tersedianya pengaturan harga jual dan diskon yang flexible dengan fitur berikut ini:

E

Harga dan diskon per satuan kemasan

E

Diskon musiman

E

Diskon kuantitas dalam persentase atau nilai

E

Bonus barang atau tambahan diskon untuk item campuran

E

Diskon bertingkat

3

Tantangan ketiga adalah menemukan sistem ERP untuk meng-otomatisasi proses sales order yang ada sekarang tanpa down-time (masa ketika sistem tidak bisa bekerja untuk proses persiapan atau migrasi). Sistem ERP juga harus menyediakan fitur one-bill (hanya diperbolehkan satu faktur yang belum lunas untuk setiap pelanggan dalam proses kontrol kredit). Limit kredit dan audit trail atas approval karena over-limit juga harus tersedia di dalam sistem untuk mempermudah proses approval sales order sebelum dilanjutkan ke proses pengiriman. Siklus proser order dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, check ketersediaan stock barang, approval kredit, pemenuhan pesanan melalui proses pengiriman, sampai dengan proses pencetakan faktur penjualan harus dapat diproses dengan cepat dan dengan minimalisasi redundant data entry. Diperlukan juga fitur untuk membantu pengaturan rute kolektor dalam melakukan proses penagihan piutang harian termasuk memonitor status penagihan dari setiap faktur penjualan dan men-tracking giro mundur dari pelanggan. Karena banyak transaksi pengiriman langsung dari gudang supplier ke pelanggan, maka dibutuhkan fitur yang secara otomatis menghubungkan transaksi pesanan, pengiriman ke pelanggan, penerimaan barang di gudang virtual, dan transaksi hutang ke supplier (drop-shipment). Dengan banyaknya gudang yang tersebar di banyak kota, maka sangat penting dilakukan pengaturan proses pengisian barang antar kota. Gudang di suatu kota bisa memesan dan menerima pengiriman pengisian barang dari kota lain dan semua prosesnya harus bisa ditracking secara online.

4

Tantangan keempat adalah manajemen inventori. Diperlukan fitur untuk memonitor expire date guna menjaga kualitas produk. Inventori transfer antar cabang harus bisa dikontrol dari pusat dan mudah dimonitor statusnya.

5

Tantangan kelima adalah sentralisasi procurement dan pembayaran hutang ke supplier. Transaksi Purchase Order diterbitkan dari  kantor pusat ke supplier dengan informasi pengiriman langsung ke gudang di masing masing cabang dan depo, kemudian dilanjutkan dengan pengiriman faktur dari supplier ke kantor pusat. Verifikasi penagihan dari supplier dan pembayaran atas tagihan supplier dilakukan dari kantor pusat.

6

Tantangan terakhir adalah sentralisasi akunting. Semua transaksi dari semua cabang harus menghasilkan jurnal otomatis untuk kebutuhan akunting di kantor pusat. Departemen akunting dapat menghasilkan laporan neraca dan laporan laba-rugi per cabang dengan mudah termasuk laporan contribution margin per salesman.

”Kami memilih Orlansoft karena solusinya memberikan hasil yang cepat dalam menyatukan operasional bisnis di semua cabang dan depo melalui satu akses di dalam satu sistem untuk meminimalisasi double entry.”

Ferriyus – Independent Commissioner PT Siantar Top Tbk

”Orlansoft membantu Kami merampingkan proses operasional dengan mengurangi biaya dan waktu transaksi di proses penerimaan dan pemenuhan pesanan, penerbitan faktur penjualan dan penagihan.”

Ferriyus – Independent Commissioner PT Siantar Top Tbk

ORLANSOFT SOLUTIONS

PROSIA, salah satu Orlansoft partner dengan pengalaman di industri distribusi telah sukses membantu tim SND mengimplementasikan proyek Orlansoft ERP tahap 1 dalam 2 bulan.

Orlansoft Sales dan Account Receivables terimplementasi dan go-live untuk operasional SND di cabang Jatim I, Jatim II, dan IBT, depo Madiun, Kediri, Malang, dan Madura pada tanggal 2 mei 2008 (1 bulan setelah project kick off) dan selanjutnya diikuti dengan cabang Medan, Bekasi, Bandung dan Semarang di bulan kedua (termasuk depo Pekanbaru dan Cirebon).

Tujuan utama dari implementasi tahap 1 adalah mengintegrasikan sales order management (manajemen pesanan pelanggan) termasuk proses approval kredit, pemenuhan pesanan melalui pengiriman, pembuatan faktur penjualan, monitoring piutang, penagihan piutang dan men-tracking giro mundur untuk semua cabang dan depo di dalam satu sistem baru yang menggantikan sistem lama yang tidak terintegrasi dan banyak redundant entry dalam kegiatan operasional.

Orlansoft Sales Price Management memungkinkan untuk menerapkan program marketing yang cukup kompleks (misalkan beli 10 karton item A+B+C dan mendapatkan diskon tambahan atau mendapat barang bonus item A) untuk semua cabang saat melakukan transaksi pesanan.

Orlansoft Master Data Management menyediakan akses yang mudah untuk melakukan setting data pelanggan di setiap cabang dan registrasi pelanggan baru dari kantor pusat atau kantor cabang di dalam satu database yang tersentralisasi.

Setelah sukses mengimplementasikan tahap 1, implementasi tahap 2 dilanjutkan untuk modul Distribution dan Financials dari Orlansoft ERP Core enterprise edition untuk bisnis proses: Order to Cash, Purchase to Pay, Treasury dan Accounting di kantor pusat dan cabang Jatim I (termasuk depo Kediri dan Madiun). Tahap-2 yang direncanakan selesai dalam 4-5 bulan, dapat terimplementasi dengan sukses dalam 3 bulan dan go-live di 1 September 2008.

Fitur Orlansoft “drop shipment” mempercepat proses pengiriman untuk pemenuhan pesanan untuk pesanan yang dikirim langsung dari gudang principal ke pelanggan dengan transaksi purchase order dan bukti penerimaan barang secara otomatis dari sistem.

Untuk transfer antar gudang cabang, fitur Orlansoft Replenishment Order membantu banyak dalam meng-organisir sentralisasi permintaan transfer dan memonitor statusnya dari kantor pusat atau kantor cabang.

Orlansoft Inventory Management memudahkan tracking batch number dan expired date inventori di cabang dan depo. Fitur ini juga membantu memastikan bahwa dokumen pengiriman barang secara otomatis menggunakan batch yang memiliki expire date terdekat.

Orlansoft Inter-Entity Settlement memudahkan kantor pusat dalam menerapkan sentralisasi penerbitan Purchase Order ke Prinsipal untuk melakukan perencanaan inventori yang lebih baik. Fitur ini juga mendukung sentralisasi pembayaran hutang ke supplier dan pada saat yang bersamaan membantu pengaturan cash flow di kantor pusat termasuk penerbitan laporan neraca dan laporan laba rugi untuk setiap cabang.

Orlansoft Tax Management mendukung registrasi faktur pajak supplier dan menghasilkan faktur pajak penjualan untuk faktur pajak standar dan faktur pajak sederhana.

Kesuksesan di tahap-2 menginspirasi tim untuk melanjutkan implementasi tahap-3 untuk cabang Jatim II, IBT, Medan, Bekasi, Bandung dan Semarang.

THE TEAM

SND

  • Define System Requirements
  • End User Training & Implementation
  • First-Line Support

STT Corporate

  • Business Policies
  • IT Infrastructure

Prosia

  • Business Process Knowledge
  • Software Set-Up
  • Data Conversion
  • Key users Training
  • Second-Line Support

Orlansoft

  • Orlansoft Solutions
  • On-going Software Support

THE RESULTS

Prosia dan Orlansoft telah sukses mengimplementasikan integrasi bisnis proses distribusi dan keuangan SND sesuai dengan skedul. Orlansoft menghasilkan manfaat berikut ini:

E

Menyatukan operasional bisnis untuk bisnis proses Order To Cash di semua cabang dan depo, terutama manajemen harga jual, pemenuhan pesanan, penerbitan faktur penjualan, kontrol inventori, penagihan piutang, dan sentralisasi Purchasing & Account Payable.

E

Satu akses yang sama untuk master data registered outlet (pelanggan), salesman, dan item produk, yang membantu meminimalisasi double entry dengan menghilangkan proses entry yang berulang atas transaksi penjualan, AR, dan inventori di setiap cabang untuk kebutuhan transaksi keuangan di kantor pusat yang sebelumnya terjadi di Sistem lama.

E

Merampingkan operasional melalui pengurangan biaya transaksi dan waktu proses atas proses penerimaan dan pemenuhan pesanan pelanggan, penerbitan faktur penjualan, dan penerimaan tagihan.

E

Mengintegrasikan user, proses dan data dengan sentralisasi database untuk menyediakan akses yang real-time atas informasi strategik terutama: Effective Call Report, Sales performance analysis, Contribution Margin by Sales Team/Sales Rep, dan Financial Statement per cabang dari satu sumber kebenaran

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Semestanustra Distrindo

Industry

Wholesale – Distribution (Food & Beverage)

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft ERP – Wholesale Distribution Industry Solution

Sites

Head Office : Surabaya. Marketing Office : Surabaya. Branches: Surabaya, Medan, Bekasi, Bandung, Semarang. Depots: Madiun, Kediri, Malang, Madura, Jember, Cirebon, Pekanbaru

Implementation Time

Phase 1 : Sales & AR modules for all branches & depots in 2 months. Phase 2 : All Distribution & Financials modules – Head Office, Surabaya Branch, Madiun & Kediri Depots in 5 months. Phase 3 : All Distribution & Financials modules modules – All branches and depots (excluding in phase-2) –in 3 months

Platform

PC Servers with Microsoft Windows 2003 Server and Fedora – OS

Environment

Sybase SQL Anywhere 10.xx database, Microsoft Windows XP/Vista – OS

RESULT

E

Menyatukan operasional bisnis untuk bisnis proses Order To Cash di semua cabang dan depo.

E

Satu akses yang sama untuk master data registered outlet (pelanggan), salesman dan item produk.

E

Merampingkan operasional melalui pengurangan biaya transaksi dan waktu proses.

E

Akses yang real-time untuk mendapatkan informasi strategik dari satu sumber kebenaran.

Tentang Orlansoft

Kontak

Jakarta

+62-21-5307161 / +62-21-5307162

Surabaya

+62-31-8782842 / +62-31-8782843

  PT. Orlansoft Data System

Tentang Orlansoft

Kontak

Jakarta

+62-21-5307161 / +62-21-5307162

Surabaya

+62-31-8782842 / +62-31-8782843

  PT. Orlansoft Data System