Rezeki Fresh Market - Orlansoft ERP Indonesia

REZEKI FRESH MARKET

{

Ini tidak hanya sistem POS dan inventori. ‘Retail dan Warehouse Management System’ harus terintegrasi dan mengoptimasi bisnis proses di Kantor Pusat, Distribution Center dan semua toko. Sistem baru harus mudah direplikasi ke toko-toko baru untuk ekspansi area bisnis.

Project Manager for New System deployment

PT Central RezekI Cold Storage

REZEKI FRESH MARKET

{

Ini tidak hanya sistem POS dan inventori. ‘Retail dan Warehouse Management System’ harus terintegrasi dan mengoptimasi bisnis proses di Kantor Pusat, Distribution Center dan semua toko. Sistem baru harus mudah direplikasi ke toko-toko baru untuk ekspansi area bisnis.

Project Manager for New System deployment

PT Central RezekI Cold Storage

THE COMPANY

Berdiri sejak 19 Januari 1995

Menjadi salah satu toko retail terbaik yang menyediakan buah-buahan segar, berbagai makanan dan minuman baik import maupun lokal dan kebutuhan rumah tangga lainnya. Dalam waktu hampir 2 (dua) dekade, REZEKI telah berhasil berevolusi untuk terus memenuhi kebutuhan pasar yang dinamis dan menangkap peluang bisnis global.

MIsi Rezeki

Menyediakan produk dengan kualitas yang terbaik kepada para pelanggan. REZEKI senantiasa mencari tahu preferensi pelanggan dan memberikan produk yang dapat memenuhi ekspektasi pelanggan. REZEKI bangga atas reputasi kualitas, inovasi dan standar tata kelola perusahaan yang telah diraih. Kualitas REZEKI tercermin dari produk-produk yang dijualnya.

Di REZEKI, Kami percaya bahwa buah-buahan dan sayur-sayuran dalam keadaan paling alami dengan tidak mengandung rasa buatan, pemanis, pewarna atau pengawet adalah produk yang terbaik untuk dikonsumsi bagi pelanggan yang sadar pentingnya gaya hidup sehat. Sampai dengan akhir tahun 2017, REZEKI memiliki 7 outlet di Jakarta dan sekitarnya, yaitu: Hayam Wuruk, Pluit, Puri Indah, Greenville, Karawaci, BSD Serpong, dan Pantai Indah Kapuk.

THE CHALLENGES

1

Tantangan pertama adalah bagaimana melakukan standarisasi kode produk dan klasifikasi produk agar analisa penjualan per product group menjadi lebih akurat, komunikasi antar departemen menjadi lebih mudah dan mengakomodasi integrasi dengan timbangan (yang sebelumnya sudah ada) untuk produk “fresh food”.

2

Tantangan kedua adalah bagaimana melakukan optimalisasi bisnis proses di Distribution Center. Proses permintaan barang dari toko ke DC (Distribution Center) tersedia di dalam system, dan mudah termonitor apakah statusnya sudah dikirim dari gudang, masih in-transit, atau sudah diterima di toko. Proses pengambilan barang di DC juga perlu mengacu pada expired date terdekat.

3

Tantangan ketiga adalah perlunya fitur yang bisa mengakomodasi kebijakan Sentralisasi pembelian untuk semua produk (kecuali fresh food) dari kantor pusat dan bisa diterima di DC. Ada pengaturan di dalam system agar user di Toko hanya bisa melakukan pembelian untuk produk “fresh food”.

4

Pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan adalah tantangan keempat. Diperlukan fitur membership yang terintegrasi dengan fitur “Point Reward” dan “Discount Voucher”. Proses retur penjualan harus menghasilkan cash voucher yang bisa langsung dipakai untuk pembayaran di transaksi berikutnya. POS kasir harus bisa tetap aktif untuk bertransaksi dengan pelanggan walaupun system sedang offline (koneksi ke server terputus). Hal ini juga harus berlaku untuk transaksi produk “fresh food” yang terintegrasi dengan timbangan dan harga jualnya bisa berubah beberapa kali di hari yang sama. Pengaturan harga jual, diskon dan promo yang tersentralisasi di kantor pusat, namun tetap mengakomodasi promo yang lebih personalized di masing masing toko untuk produk “fresh food”. Pengaturan promo harus bisa mengakomodasi kombinasi promo di retailer seperti: extra diskon, promo kartu kredit, promo member, promo bonus barang dst. Tersedia fitur untuk bundling produk seperti pembuatan parsel dengan harga pokok otomatis terkalkukasi dan kebalikannya.

5

User di kantor pusat harus memiliki informasi real-time atas status POS kasir di semua toko. POS kasir mana saja yang sudah closing shift dengan lengkap agar laporan penjualan harian menjadi up-to-date dan akurat adalah tantangan kelima. Proses maintenance dan trouble shooting atas system harus bisa dilakukan dari kantor pusat. System harus mudah di-replikasi agar tim Key user REZEKI mampu melakukan roll-out ke toko-toko baru berikutnya. System juga memiliki report generator yang bisa di-customize oleh tim IT REZEKI untuk pengembangan report analisa di masa depan.

6

Tantangan keenam adalah mempercepat bisnis proses tukar faktur dari supplier di kantor pusat agar laporan umur hutang supplier bisa up-to-date dan dilengkapi dengan fitur “cycle payment” yang memudahkan proses pembayaran hutang di dalam system agar lebih cepat dan akurat.

7

Tantangan terakhir adalah “Closing Accounting Period” untuk semua transaksi di toko, DC dan kantor pusat harus bisa dilakukan oleh tim Accounting dari kantor pusat dan dilengkapi dengan laporan keuangan konsolidasi.

“Orlansoft membawa keahliannya di industri retail dan wholesale yang membantu Kami dalam mengintegrasikan bisnis proses di semua toko dan distribution center menjadi satu sistem dengan informasi yang real-time.”

Accounting Manager PT Central Rezeki Cold Storage

ORLANSOFT SOLUTIONS

Fitur Orlansoft purchase order for multiple site memudahkan user di kantor pusat dalam melakukan purchase order untuk beberapa toko sekaligus dalam single screen. Orlansoft Approval Set memberikan pengaturan otorisasi transaksi sesuai dengan kebijakan di REZEKI. Limited access of item by item group and category memudahkan pengaturan agar user di toko hanya bisa mengakses produk “fresh food” saat membuat purchase order dari toko.

Orlansoft Automatic ItemID memudahkan proses standarisasi pengkodean produk dan sudah dilengkapi dengan barcode yang bisa dipakai sebagai barcode dari supplier atau sebagai barcode untuk produk “fresh food”. Segment di dalam kode produk yang merupakan gabungan dari item group, item gategory dan Item brand memudahkan analisa penjualan yang akurat. ItemID (kode produk) merupakan single ID yang digunakan untuk semua user di departemen purchasing, warehouse, store, dan accounting.

Orlansoft Replenishment Order merupakan media permintaan pengisian dari DC ke toko dan dilengkapi dengan fitur intersite transfer dari DC dan intersite receipt di toko. Auto lot ID di dalam transaksi Purchase receipt merupakan acuan untuk proses lot tracking di transaksi berikutnya. Auto suggested location with rack capacity allocation memudahkan proses put-away untuk setiap transaksi purchase receipt di DC.

Fitur membership di master customer dapat diintegrasikan dengan fitur promo sesuai dengan skema promo yang dijalankan di REZEKI. Fitur “Point” menyediakan fasilitas perhitungan point reward yang otomatis untuk masing masing produk, kelompok produk atau kelompok customer dan dilengkapi dengan transaksi “Point Redemption” berupa merchandise ataupun cash voucher. Orlansoft Voucher memudahkan proses pembuatan, dan print cash voucher sesuai dengan denominasi yang diinginkan. Cash voucher hanya dapat digunakan di POS kasir sebagai pembayaran ketika online ke server.

Orlansoft POS (Point of Sale) memiliki fitur auto online/off-line dengan automatic background syncronization sehingga kasir di toko bisa tetap bertransaksi melayani pelanggan walaupun mesin POS tidak terkoneksi ke server. Orlansoft POS tetap menggunakan harga jual terbaru dari mesin timbangan atas produk “fresh food” walaupun ketika berstatus “off line ke server”. Status closing masing masing POS kasir tersinkronisasi otomatis ke server ketika user melakukan closing di masing masing mesin POS.

Orlansoft ERP web-edition memudahkan tim IT REZEKI untuk melakukan maintenance dan trouble shooting hanya di Application dan Database server. Crystal report sebagai Report Generator di dalam Orlansoft ERP memudahkan tim IT REZEKI untuk mengubah template report.

Orlansoft Price & Promo management menyediakan fitur pengaturan harga jual, kombinasi promo diskon dan/atau bonus barang yang lengkap. Promo bisa diatur dari kantor pusat untuk berlaku di satu atau beberapa toko. Promo untuk member, promo voucher untuk transaksi berikutnya atas pembelian barang tertentu dengan kuantitas tertentu juga tersedia. Banyaknya fasilitas promo yang tersedia memudahkan tim REZEKI untuk menjalankan strategi marketing.

Orlansoft Purchase Invoice registration menyediakan fitur tukar faktur supplier di kantor pusat atas transaksi pembelian dari semua toko. Orlansoft Payment Run memudahkan proses cycle payment atas pembelian di semua Toko dan Distribution Center dengan single payment transaction per supplier dari Bank kantor pusat sehingga proses pengaturan cash flow di kantor pusat menjadi lebih mudah.

Orlansoft System Generated Journals menyediakan fitur otomatis Accounting Journal atas semua transaksi keuangan di toko, DC dan kantor pusat ke dalam single screen yang memudahkan user accounting di kantor pusat untuk melakukan closing accounting period secara bulanan. Orlansoft Financials Report Formatter memudahkan pembuatan template laporan untuk mengenerate laporan laba-rugi masing masing toko, dan laporan keuangan konsolidasi.

THE TEAM

Rezeki

Define System Requirements
Technical Knowledge of legacy system
First-Line Support

Orlansoft

Project Management
Technical Support
Software Set-Up
Data Conversion
End User Training & Implementation
On-going Software Support

THE RESULTS

Orlansoft ERP dan Orlansoft Point of Sale

Gabungan software aplikasi yang memberikan solusi Retail Management System, Warehouse Management System, Inventory Control dan Accounting System yang terintegrasi bagi semua toko, Distribution Center dan kantor pusat PT. Central Rezeki Cold Storage. Solusi ini sukses terimplementasi dalam 2 (dua) bulan untuk kantor pusat, Distribution Center yang pertama dan toko yang pertama. Setelahnya solusi ini dapat direplikasi melalui proses roll-out yang dilakukan secara mandiri oleh tim Key User Rezeki ke 6 toko dalam 1 (satu) bulan.

Solusi ini memudahkan Rezeki untuk melakukan ekspansi ke toko-toko berikutnya di masa depan dengan proses deployment yang cepat.

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Central Rezeki Cold Storage (Rezeki Fresh Market)

Industry

Retail

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft ERP & Orlansoft Point of Sale

Sites

Jakarta: Hayam Wuruk, Pluit, Pantai Indah Kapuk, Green Ville, Puri Indah. Tangerang: Court Bumi Serpong Damai, Karawaci Office Park

Implementation Time

In 2 months for 1st store, Roll-out 6 stores in 1 month

Platform

PC Servers with Microsoft Windows 2012 Server R2 64 bit – OS

Environment

Sybase SQL Anywhere 17.xx database Firefox 6x or higher

RESULT

E

Single master data customer & product untuk semua user

E

POS system yang terintegrasi dengan timbangan dan fitur auto online/off-line

E

Integrasi bisnis proses di Distribution Center, kantor pusat dan toko dalam single system.

E

Closing accounting bulanan yang lebih cepat.

E

Kemudahan menjalankan strategi marketing dengan fitur promo, point reward, dan cash voucher.

Download Brosur

Berdiri sejak 19 Januari 1995

Menjadi salah satu toko retail terbaik yang menyediakan buah-buahan segar, berbagai makanan dan minuman baik import maupun lokal dan kebutuhan rumah tangga lainnya. Dalam waktu hampir 2 (dua) dekade, REZEKI telah berhasil berevolusi untuk terus memenuhi kebutuhan pasar yang dinamis dan menangkap peluang bisnis global.

MIsi Rezeki

Menyediakan produk dengan kualitas yang terbaik kepada para pelanggan. REZEKI senantiasa mencari tahu preferensi pelanggan dan memberikan produk yang dapat memenuhi ekspektasi pelanggan. REZEKI bangga atas reputasi kualitas, inovasi dan standar tata kelola perusahaan yang telah diraih. Kualitas REZEKI tercermin dari produk-produk yang dijualnya.

Di REZEKI, Kami percaya bahwa buah-buahan dan sayur-sayuran dalam keadaan paling alami dengan tidak mengandung rasa buatan, pemanis, pewarna atau pengawet adalah produk yang terbaik untuk dikonsumsi bagi pelanggan yang sadar pentingnya gaya hidup sehat. Sampai dengan akhir tahun 2017, REZEKI memiliki 7 outlet di Jakarta dan sekitarnya, yaitu: Hayam Wuruk, Pluit, Puri Indah, Greenville, Karawaci, BSD Serpong, dan Pantai Indah Kapuk.

THE CHALLENGES

1

Tantangan pertama adalah bagaimana melakukan standarisasi kode produk dan klasifikasi produk agar analisa penjualan per product group menjadi lebih akurat, komunikasi antar departemen menjadi lebih mudah dan mengakomodasi integrasi dengan timbangan (yang sebelumnya sudah ada) untuk produk “fresh food”.

2

Tantangan kedua adalah bagaimana melakukan optimalisasi bisnis proses di Distribution Center. Proses permintaan barang dari toko ke DC (Distribution Center) tersedia di dalam system, dan mudah termonitor apakah statusnya sudah dikirim dari gudang, masih in-transit, atau sudah diterima di toko. Proses pengambilan barang di DC juga perlu mengacu pada expired date terdekat.

3

Tantangan ketiga adalah perlunya fitur yang bisa mengakomodasi kebijakan Sentralisasi pembelian untuk semua produk (kecuali fresh food) dari kantor pusat dan bisa diterima di DC. Ada pengaturan di dalam system agar user di Toko hanya bisa melakukan pembelian untuk produk “fresh food”.

4

Pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan adalah tantangan keempat. Diperlukan fitur membership yang terintegrasi dengan fitur “Point Reward” dan “Discount Voucher”. Proses retur penjualan harus menghasilkan cash voucher yang bisa langsung dipakai untuk pembayaran di transaksi berikutnya. POS kasir harus bisa tetap aktif untuk bertransaksi dengan pelanggan walaupun system sedang offline (koneksi ke server terputus). Hal ini juga harus berlaku untuk transaksi produk “fresh food” yang terintegrasi dengan timbangan dan harga jualnya bisa berubah beberapa kali di hari yang sama. Pengaturan harga jual, diskon dan promo yang tersentralisasi di kantor pusat, namun tetap mengakomodasi promo yang lebih personalized di masing masing toko untuk produk “fresh food”. Pengaturan promo harus bisa mengakomodasi kombinasi promo di retailer seperti: extra diskon, promo kartu kredit, promo member, promo bonus barang dst. Tersedia fitur untuk bundling produk seperti pembuatan parsel dengan harga pokok otomatis terkalkukasi dan kebalikannya.

5

User di kantor pusat harus memiliki informasi real-time atas status POS kasir di semua toko. POS kasir mana saja yang sudah closing shift dengan lengkap agar laporan penjualan harian menjadi up-to-date dan akurat adalah tantangan kelima. Proses maintenance dan trouble shooting atas system harus bisa dilakukan dari kantor pusat. System harus mudah di-replikasi agar tim Key user REZEKI mampu melakukan roll-out ke toko-toko baru berikutnya. System juga memiliki report generator yang bisa di-customize oleh tim IT REZEKI untuk pengembangan report analisa di masa depan.

6

Tantangan keenam adalah mempercepat bisnis proses tukar faktur dari supplier di kantor pusat agar laporan umur hutang supplier bisa up-to-date dan dilengkapi dengan fitur “cycle payment” yang memudahkan proses pembayaran hutang di dalam system agar lebih cepat dan akurat.

7

Tantangan terakhir adalah “Closing Accounting Period” untuk semua transaksi di toko, DC dan kantor pusat harus bisa dilakukan oleh tim Accounting dari kantor pusat dan dilengkapi dengan laporan keuangan konsolidasi.

“Orlansoft membawa keahliannya di industri retail dan wholesale yang membantu Kami dalam mengintegrasikan bisnis proses di semua toko dan distribution center menjadi satu sistem dengan informasi yang real-time.”

Accounting Manager PT Central Rezeki Cold Storage

ORLANSOFT SOLUTIONS

Orlansoft Automatic Item ID memudahkan proses standarisasi pengkodean produk dan sudah dilengkapi dengan barcode yang bisa dipakai sebagai barcode dari supplier atau sebagai barcode untuk produk “fresh food”. Segment di dalam kode produk yang merupakan gabungan dari item group, item gategory dan Item brand memudahkan analisa penjualan yang akurat. ItemID (kode produk) merupakan single ID yang digunakan untuk semua user di departemen purchasing, warehouse, store, dan accounting.

Orlansoft Replenishment Order merupakan media permintaan pengisian dari DC ke toko dan dilengkapi dengan fitur intersite transfer dari DC dan intersite receipt di toko. Auto lot ID di dalam transaksi Purchase receipt merupakan acuan untuk proses lot tracking di transaksi berikutnya. Auto suggested location with rack capacity allocation memudahkan proses put-away untuk setiap transaksi purchase receipt di DC.

Orlansoft Purchase Order for multiple sites memudahkan user di kantor pusat dalam melakukan purchase order untuk beberapa toko sekaligus dalam single screen. Orlansoft Approval Set memberikan pengaturan otorisasi transaksi sesuai dengan kebijakan di REZEKI. Limited access of item by item group and category memudahkan pengaturan agar user di toko hanya bisa mengakses produk “fresh food” saat membuat purchase order dari toko.

Fitur membership di master customer dapat diintegrasikan dengan fitur promo sesuai dengan skema promo yang dijalankan di REZEKI. Fitur “Point” menyediakan fasilitas perhitungan point reward yang otomatis untuk masing masing produk, kelompok produk atau kelompok customer dan dilengkapi dengan transaksi “Point Redemption” berupa merchandise ataupun cash voucher. Orlansoft Voucher memudahkan proses pembuatan, dan print cash voucher sesuai dengan denominasi yang diinginkan. Cash voucher hanya dapat digunakan di POS kasir sebagai pembayaran ketika online ke server.

Orlansoft POS (Point of Sale) memiliki fitur auto online/off-line dengan automatic background syncronization sehingga kasir di toko bisa tetap bertransaksi melayani pelanggan walaupun mesin POS tidak terkoneksi ke server. Orlansoft POS tetap menggunakan harga jual terbaru dari mesin timbangan atas produk “fresh food” walaupun ketika berstatus “off line ke server”. Status closing masing masing POS kasir tersinkronisasi otomatis ke server ketika user melakukan closing di masing masing mesin POS.

Orlansoft ERP web-edition memudahkan tim IT REZEKI untuk melakukan maintenance dan trouble shooting hanya di Application dan Database server. Crystal report sebagai Report Generator di dalam Orlansoft ERP memudahkan tim IT REZEKI untuk mengubah template report.

Orlansoft Price & Promo management menyediakan fitur pengaturan harga jual, kombinasi promo diskon dan/atau bonus barang yang lengkap. Promo bisa diatur dari kantor pusat untuk berlaku di satu atau beberapa toko. Promo untuk member, promo voucher untuk transaksi berikutnya atas pembelian barang tertentu dengan kuantitas tertentu juga tersedia. Banyaknya fasilitas promo yang tersedia memudahkan tim REZEKI untuk menjalankan strategi marketing.

Orlansoft Purchase Invoice registration menyediakan fitur tukar faktur supplier di kantor pusat atas transaksi pembelian dari semua toko. Orlansoft Payment Run memudahkan proses cycle payment atas pembelian di semua Toko dan Distribution Center dengan single payment transaction per supplier dari Bank kantor pusat sehingga proses pengaturan cash flow di kantor pusat menjadi lebih mudah.

Orlansoft System Generated Journal menyediakan fitur otomatis Accounting Journal atas semua transaksi keuangan di toko, DC dan kantor pusat ke dalam single screen yang memudahkan user accounting di kantor pusat untuk melakukan closing accounting period secara bulanan. Orlansoft Financials Report Formatter memudahkan pembuatan template laporan untuk mengenerate laporan laba-rugi masing masing toko, dan laporan keuangan konsolidasi.

THE TEAM

Rezeki

Define System Requirements
Technical Knowledge of legacy system
First-Line Support

Orlansoft

Project Management
Technical Support
Software Set-Up
Data Conversion
End User Training & Implementation
On-going Software Support

THE RESULTS

Orlansoft ERP dan Orlansoft Point of Sale

Gabungan software aplikasi yang memberikan solusi Retail Management System, Warehouse Management System, Inventory Control dan Accounting System yang terintegrasi bagi semua toko, Distribution Center dan kantor pusat PT. Central Rezeki Cold Storage. Solusi ini sukses terimplementasi dalam 2 (dua) bulan untuk kantor pusat, Distribution Center yang pertama dan toko yang pertama. Setelahnya solusi ini dapat direplikasi melalui proses roll-out yang dilakukan secara mandiri oleh tim Key User Rezeki ke 6 toko dalam 1 (satu) bulan.

Solusi ini memudahkan Rezeki untuk melakukan ekspansi ke toko-toko berikutnya di masa depan dengan proses deployment yang cepat.

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Central Rezeki Cold Storage (Rezeki Fresh Market)

Industry

Retail

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft ERP & Orlansoft Point of Sale

Sites

Jakarta: Hayam Wuruk, Pluit, Pantai Indah Kapuk, Green Ville, Puri Indah. Tangerang: Court Bumi Serpong Damai, Karawaci Office Park