Streamline Procurement and Financial Processes Across Outlets

NAV FAMILY KARAOKE

{

Kami ingin memiliki sistem ERP yang mengintegrasikan dan merampingkan bisnis proses procurement dan keuangan di lebih dari 80 outlet dan kantor pusat untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

Rudy Hartawan

Finance Director of PT. Nav Jaya Mandiri

NAV FAMILY KARAOKE

{

Kami ingin memiliki sistem ERP yang mengintegrasikan dan merampingkan bisnis proses procurement dan keuangan di lebih dari 80 outlet dan kantor pusat untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

Rudy Hartawan

Finance Director of PT. Nav Jaya Mandiri

THE COMPANY

NAV Familiy Karaoke

Group perusahaan dengan bisnis utama di industri karaoke keluarga dan restoran. Group perusahaan ini didirikan di Jakarta pada tahun 2000. Pengunjung di-entertain dengan “state-of-the-art audio and video technology”, album lagu mulai dari lagu favorit dan klasik sampai dengan lagu yang sedang hits, juga didukung dengan makanan berkualitas dari restoran yang menemani keasyikan bernyanyi.

Reservasi ruang karaoke yang mudah, kemudahan pemesanan makanan, dan ruang karaoke yang sangat nyaman membuat pengunjung merasakan kenyamanan seperti di rumah sendiri.

Outlet NAV Family Karaoke yang berlokasi di pusat kota atau tempat lain yang mudah diakses, memudahkan pengunjung untuk menemukan tempat yang nyaman untuk bertemu dengan sahabat dan keluarga. Sekarang ini, NAV Family Karaoke telah menjadi perusahaan karaoke keluarga terbesar di Indonesia dengan lebih dari 80 outlet yang tersebar di kota-kota utama di pulau Jawa, Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, Bali dan Lombok.

THE CHALLENGES

1

Banyaknya jumlah outlet yang tersebar di Indonesia menyebabkan timbulnya kendala tersendiri bagi kantor pusat untuk mengumpulkan informasi aktivitas operasional di outlet. Pengumpulan informasi menjadi tergantung dari staff di outlet yang belum memiliki keseragaman keahlian akuntansi dalam memberikan informasi yang dibutuhkan, menyebabkan keterlambatan dan inkonsistensi data. Suatu sistem yang terintegrasi dengan front office system yang sudah ada akan memudahkan dan men-standarisasi bisnis proses untuk semua outlet dan pada waktu yang bersamaan akan menghasilkan data transaksi keuangan secara real-time sehingga departemen keuangan di kantor pusat dapat merespon lebih awal ketika ada permintaan keputusan operasional dari outlet.

2

Tantangan berikutnya adalah mengatur inventori di outlet agar efisien. Barang slow-moving dan stok tak bergerak harus diminimalisasi dan barang fast-moving perlu diisi kembali dalam waktu yang tepat untuk memuaskan kebutuhan pelanggan. Pengaturan inventori termasuk proses pengadaan dengan proses approval secara online dengan batasan limit approval yang sudah ditentukan. Sistem juga harus men-standarisasi kode produk untuk semua outlet. User di setiap outlet hanya bisa mengakses data inventori sementara user di kantor pusat bisa memonoitor stok di semua outlet dan menganalisa mana yang menjadi stock slow atau fast-moving. Sistem harus mendukung standarisasi kode supplier yang melayani beberapa kota dan area sekitarnya agar sentralisasi kontrol hutang dan pembayaran ke supplier bisa diimplementasikan.

3

Tantangan ketiga adalah kontrol atas asset mulai dari permintaan, pembelian, percatatan, dan monitor status asset yang harus dijalankan dari sistem yang terintegrasi dengan proses pengadaan asset di bagian pembelian dan kontrol hutang di bagian keuangan.

4

Masalah berikutnya ada ukuran dan jumlah outlet. Seiring dengan bertambahnya jumlah outlet, semakin banyak jumlah staff yang dibutuhkan untuk memonitor aktivitas operasional outlet dan untuk menghasilkan laporan keuangan masing masing outlet. Sistem baru diharapkan dapat menangani masalah redundancy (melakukan pekerjaan yang sama oleh orang yang berbeda) dan untuk membina staff agar lebih spesialisasi.

5

Tantangan terakhir adalah menyiapkan laporan keuangan konsolidasi untuk membantu top management dalam menganalisa kinerja perusahaan dengan menyediakan informasi yang standard untuk semua outlet dengan akurat dan cepat. Detail kinerja dan informasi aktivitas dari semua outlet dibutuhkan oleh divisi operasional di kantor pusat untuk menganalisa kinerja outlet dan dipakai sebagai dasar penyusunan strategi bisnis untuk mencapai target perusahaan.

“Orlansoft telah membantu Kami dalam menyatukan bisnis proses keuangan ke dalam satu sistem bagi semua outlet Kami dengan “Financial best practices” dan menyediakan integrasi yang real-time ke dalam satu database di Kantor Pusat.”

Rudy Hartawan Finance Director of PT. Nav Jaya Mandiri

ORLANSOFT SOLUTIONS

Integrasi data penjualan dan uang muka dari NAV front-office system ke Orlansoft Sales menyediakan fasilitas pencocokan otomatis antara transaksi penerimaan tunai dan kartu kredit secara dengan transaksi penjualan secara harian sehingga memudahkan departemen keuangan di kantor pusat dalam memonitor jika terjadi selisih penyetoran hasil penjualan untuk semua outlet.

Salah satu fitur dari Orlansoft Procurement dan Orlansoft Inventory Management adalah memungkinkan user di setiap outlet mengakses informasi stok barang, tetapi dengan batasan hanya untuk gudang outletnya.

Laporan keuangan untuk setiap outlet diproses secara sentralisasi dari kantor pusat. Proses ini menjadi jauh lebih cepat karena Orlansoft System Generated Journals secara otomatis dihasilkan dari setiap transaksi pembelian, mutasi inventori, asset, penjualan ( yang bersumber dari NAV front-office system) dan transaksi keuangan lainnya yang dilakukan oleh user di outlet atau di kantor pusat.

Dengan pengalaman di bidang design SOP (System Operating Procedure) dan implementasi ERP, PT. Hananta Multi Consultants, telah sukses membantu tim NAV Karaoke dalam mengimplementasikan Orlansoft ERP dan mengintegrasikan transaksi keuangan, pengadaan barang/jasa, inventori, dan asset ke dalam satu sistem yang terintegrasi dengan NAV Front office system.

Orlansoft Financials menyediakan fitur yang memudahkan staff keuangan di setiap outlet untuk menyimpan data transaksi penjualan, penerimaan cash (termasuk proses otomatis untuk pencocokkan antara transaksi penjualan dari NAV front office system dengan penerimaan cash dari outlet), tranaksi kas kecil, dan permintaan pembayaran ke kantor pusat. Staff keuangan di outlet tidak perlu memahami kompleksitas Chart of Account, karena Orlansoft Cash Management memungkinkan user untuk melakukan transaksi dengan menggunakan terminologi yang sering dipakai di outlet walaupun tidak memahami terminologi akuntansi. Singkat kata, walaupun tidak ada orang memiliki keahlian akuntansi di outlet, tidak akan menimbulkan masalah dalam melakukan transaksi.

Di sisi lain, dengan standarisasi kode barang dan jasa produk karaoke memudahkan kantor pusat mendapatkan informasi secara real time untuk mengetahui produk mana yang merupakan fast atau slow moving di suatu outlet dan bisa dibandingkan dengan outlet lain. Transaksi pengadaan barang/jasa (procurement) terintegrasi dengan modul Inventori dan modul Hutang, sehingga memudahkan kantor pusat untuk menganalisa pola pembelian dari setiap outlet dan histori pembayaran ke supplier untuk mendapatkan harga dan termin pembayaran terbaik.

Orlansoft Asset Management memudahkan transaksi permintaan pembelian asset secara online (termasuk proses approvalnya) yang terintegrasi dengan proses pembelian dan proses pembayaran. Standarisasi pengklasifikasian dan kode asset menyediakan fasilitas secara realtime untuk men-tracking lokasi dan status asset. Standarisasi metode perhitungan penyusutan asset juga bisa dilakukan dari kantor pusat.

Orlansoft Enterprise General Ledger menyediakan fitur untuk menghasilkan laporan keuangan setiap outlet atau laporan keuangan konsolidasi, dan analisa per area outlet atau kelompok outlet. Orlansoft Sales Management digunakan untuk menganalisa penjualan per kelompok produk (tipe kamar karaoke, food & beverage group, dll.), per group pelanggan, termasuk info peak hours di outlet.

THE TEAM

Orlansoft

Orlansoft Solutions
On-going Software Support

NAV

Define System Requirements
End User Training & Implementation
First-Line Support

HMC

Business Process Knowledge
Software Set-Up
Data Conversion
Key users Training
Second-Line Support

THE RESULTS

Integrasi Keuangan di dalam Orlansoft, telah terimplementasi penuh dengan dukungan support yang sangat baik dari PT. Hananta Multi Consultants. Integrasi ini telah menghasilkan proses kerja yang lebih mudah bagi end-user, dan dilengkapi dengan informasi keuangan yang lebih akurat. Informasi yang detail dan komprehensif telah meramping bisnis proses NAV guna mendukung investasi dan pengembangan bisnis di masa depan.

Orlansoft telah membantu NAV Family Karaoke dengan menyediakan sistem keuangan yang mudah direplikasi ke outlet-outlet baru berikutnya untuk pengembangan bisnis. Di phase berikutnya, NAV Family Karaoke akan mengimplementasikan sistem Budget untuk mendukung efisiensi biaya operasional perusahaan. Data budget dan biaya aktual yang terintegrasi di dalam Orlansoft membantu Manajemen NAV Family Karaoke dengan sarana yang memudahkan proses evaluasi kinerja, estimasi investasi, pengembangan bisnis dan pengendalian budget.

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Nav Jaya Mandiri PT. Nav Bima Pratama PT. Nirwana Audio Visual Surabaya

Industry

Family Karaoke & Resto

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft ERP Core Enterprise Edition

Sites

More than eighty outlets in more than 40 cities in Indonesia

Platform

PC Servers with Microsoft Windows 2008 Server R2 64 bit – OS

Environment

Sybase SQL Anywhere 11.xx database

RESULT

E

Proses yang lebih mudah untuk mendapatkan informasi keuangan yang lebih akurat, dan dilengkapi dengan informasi yang komprehensif untuk semua outlet dan kantor pusat (sampai dengan detail transaksi).

E

Sistem Keuangan yang mudah direplikasi untuk outlet baru guna pengembangan bisnis.

Download Brosur

NAV Familiy Karaoke

Group perusahaan dengan bisnis utama di industri karaoke keluarga dan restoran. Group perusahaan ini didirikan di Jakarta pada tahun 2000. Pengunjung di-entertain dengan “state-of-the-art audio and video technology”, album lagu mulai dari lagu favorit dan klasik sampai dengan lagu yang sedang hits, juga didukung dengan makanan berkualitas dari restoran yang menemani keasyikan bernyanyi.

Reservasi ruang karaoke yang mudah, kemudahan pemesanan makanan, dan ruang karaoke yang sangat nyaman membuat pengunjung merasakan kenyamanan seperti di rumah sendiri.

Outlet NAV Family Karaoke yang berlokasi di pusat kota atau tempat lain yang mudah diakses, memudahkan pengunjung untuk menemukan tempat yang nyaman untuk bertemu dengan sahabat dan keluarga. Sekarang ini, NAV Family Karaoke telah menjadi perusahaan karaoke keluarga terbesar di Indonesia dengan lebih dari 80 outlet yang tersebar di kota-kota utama di pulau Jawa, Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, Bali dan Lombok.

THE CHALLENGES

1

Banyaknya jumlah outlet yang tersebar di Indonesia menyebabkan timbulnya kendala tersendiri bagi kantor pusat untuk mengumpulkan informasi aktivitas operasional di outlet. Pengumpulan informasi menjadi tergantung dari staff di outlet yang belum memiliki keseragaman keahlian akuntansi dalam memberikan informasi yang dibutuhkan, menyebabkan keterlambatan dan inkonsistensi data. Suatu sistem yang terintegrasi dengan front office system yang sudah ada akan memudahkan dan men-standarisasi bisnis proses untuk semua outlet dan pada waktu yang bersamaan akan menghasilkan data transaksi keuangan secara real-time sehingga departemen keuangan di kantor pusat dapat merespon lebih awal ketika ada permintaan keputusan operasional dari outlet.

2

Tantangan berikutnya adalah mengatur inventori di outlet agar efisien. Barang slow-moving dan stok tak bergerak harus diminimalisasi dan barang fast-moving perlu diisi kembali dalam waktu yang tepat untuk memuaskan kebutuhan pelanggan. Pengaturan inventori termasuk proses pengadaan dengan proses approval secara online dengan batasan limit approval yang sudah ditentukan. Sistem juga harus men-standarisasi kode produk untuk semua outlet. User di setiap outlet hanya bisa mengakses data inventori sementara user di kantor pusat bisa memonoitor stok di semua outlet dan menganalisa mana yang menjadi stock slow atau fast-moving. Sistem harus mendukung standarisasi kode supplier yang melayani beberapa kota dan area sekitarnya agar sentralisasi kontrol hutang dan pembayaran ke supplier bisa diimplementasikan.

3

Tantangan ketiga adalah kontrol atas asset mulai dari permintaan, pembelian, percatatan, dan monitor status asset yang harus dijalankan dari sistem yang terintegrasi dengan proses pengadaan asset di bagian pembelian dan kontrol hutang di bagian keuangan.

4

Masalah berikutnya ada ukuran dan jumlah outlet. Seiring dengan bertambahnya jumlah outlet, semakin banyak jumlah staff yang dibutuhkan untuk memonitor aktivitas operasional outlet dan untuk menghasilkan laporan keuangan masing masing outlet. Sistem baru diharapkan dapat menangani masalah redundancy (melakukan pekerjaan yang sama oleh orang yang berbeda) dan untuk membina staff agar lebih spesialisasi.

5

Tantangan terakhir adalah menyiapkan laporan keuangan konsolidasi untuk membantu top management dalam menganalisa kinerja perusahaan dengan menyediakan informasi yang standard untuk semua outlet dengan akurat dan cepat. Detail kinerja dan informasi aktivitas dari semua outlet dibutuhkan oleh divisi operasional di kantor pusat untuk menganalisa kinerja outlet dan dipakai sebagai dasar penyusunan strategi bisnis untuk mencapai target perusahaan.

“Orlansoft telah membantu Kami dalam menyatukan bisnis proses keuangan ke dalam satu sistem bagi semua outlet Kami dengan “Financial best practices” dan menyediakan integrasi yang real-time ke dalam satu database di Kantor Pusat.”

Rudy Hartawan Finance Director of PT. Nav Jaya Mandiri

ORLANSOFT SOLUTIONS

Dengan pengalaman di bidang design SOP (System Operating Procedure) dan implementasi ERP, PT. Hananta Multi Consultants, telah sukses membantu tim NAV Karaoke dalam mengimplementasikan Orlansoft ERP dan mengintegrasikan transaksi keuangan, pengadaan barang/jasa, inventori, dan asset ke dalam satu sistem yang terintegrasi dengan NAV Front office system.

Orlansoft Financials menyediakan fitur yang memudahkan staff keuangan di setiap outlet untuk menyimpan data transaksi penjualan, penerimaan cash (termasuk proses otomatis untuk pencocokkan antara transaksi penjualan dari NAV front office system dengan penerimaan cash dari outlet), tranaksi kas kecil, dan permintaan pembayaran ke kantor pusat. Staff keuangan di outlet tidak perlu memahami kompleksitas Chart of Account, karena Orlansoft Cash Management memungkinkan user untuk melakukan transaksi dengan menggunakan terminologi yang sering dipakai di outlet walaupun tidak memahami terminologi akuntansi. Singkat kata, walaupun tidak ada orang memiliki keahlian akuntansi di outlet, tidak akan menimbulkan masalah dalam melakukan transaksi.

Integrasi data penjualan dan uang muka dari NAV front-office system ke Orlansoft Sales menyediakan fasilitas pencocokan otomatis antara transaksi penerimaan tunai dan kartu kredit secara dengan transaksi penjualan secara harian sehingga memudahkan departemen keuangan di kantor pusat dalam memonitor jika terjadi selisih penyetoran hasil penjualan untuk semua outlet.

Salah satu fitur dari Orlansoft Procurement dan Orlansoft Inventory Management adalah memungkinkan user di setiap outlet mengakses informasi stok barang, tetapi dengan batasan hanya untuk gudang outletnya.

Di sisi lain, dengan standarisasi kode barang dan jasa produk karaoke memudahkan kantor pusat mendapatkan informasi secara real time untuk mengetahui produk mana yang merupakan fast atau slow moving di suatu outlet dan bisa dibandingkan dengan outlet lain. Transaksi pengadaan barang/jasa (procurement) terintegrasi dengan modul Inventori dan modul Hutang, sehingga memudahkan kantor pusat untuk menganalisa pola pembelian dari setiap outlet dan histori pembayaran ke supplier untuk mendapatkan harga dan termin pembayaran terbaik.

Orlansoft Asset Management memudahkan transaksi permintaan pembelian asset secara online (termasuk proses approvalnya) yang terintegrasi dengan proses pembelian dan proses pembayaran. Standarisasi pengklasifikasian dan kode asset menyediakan fasilitas secara realtime untuk men-tracking lokasi dan status asset. Standarisasi metode perhitungan penyusutan asset juga bisa dilakukan dari kantor pusat.

Laporan keuangan untuk setiap outlet diproses secara sentralisasi dari kantor pusat. Proses ini menjadi jauh lebih cepat karena Orlansoft System Generated Journals secara otomatis dihasilkan dari setiap transaksi pembelian, mutasi inventori, asset, penjualan ( yang bersumber dari NAV front-office system) dan transaksi keuangan lainnya yang dilakukan oleh user di outlet atau di kantor pusat.

Orlansoft Enterprise General Ledger menyediakan fitur untuk menghasilkan laporan keuangan setiap outlet atau laporan keuangan konsolidasi, dan analisa per area outlet atau kelompok outlet. Orlansoft Sales Management digunakan untuk menganalisa penjualan per kelompok produk (tipe kamar karaoke, food & beverage group, dll.), per group pelanggan, termasuk info peak hours di outlet.

THE TEAM

Orlansoft

Orlansoft Solutions
On-going Software Support

NAV

Define System Requirements
End User Training & Implementation
First-Line Support

HMC

Business Process Knowledge
Software Set-Up
Data Conversion
Key users Training
Second-Line Support

THE RESULTS

Integrasi Keuangan di dalam Orlansoft, telah terimplementasi penuh dengan dukungan support yang sangat baik dari PT. Hananta Multi Consultants. Integrasi ini telah menghasilkan proses kerja yang lebih mudah bagi end-user, dan dilengkapi dengan informasi keuangan yang lebih akurat. Informasi yang detail dan komprehensif telah meramping bisnis proses NAV guna mendukung investasi dan pengembangan bisnis di masa depan.

Orlansoft telah membantu NAV Family Karaoke dengan menyediakan sistem keuangan yang mudah direplikasi ke outlet-outlet baru berikutnya untuk pengembangan bisnis. Di phase berikutnya, NAV Family Karaoke akan mengimplementasikan sistem Budget untuk mendukung efisiensi biaya operasional perusahaan. Data budget dan biaya aktual yang terintegrasi di dalam Orlansoft membantu Manajemen NAV Family Karaoke dengan sarana yang memudahkan proses evaluasi kinerja, estimasi investasi, pengembangan bisnis dan pengendalian budget.

HIGHLIGHTS

COMPANY

Company Name

PT. Nav Jaya Mandiri PT. Nav Bima Pratama PT. Nirwana Audio Visual Surabaya

Industry

Family Karaoke & Resto

SOLUTION

Orlansoft Solution

Orlansoft ERP Core Enterprise Edition

Sites

More than eighty outlets in more than 40 cities in Indonesia

Platform

PC Servers with Microsoft Windows 2008 Server R2 64 bit – OS

Environment

Sybase SQL Anywhere 11.xx database

RESULT

E

Proses yang lebih mudah untuk mendapatkan informasi keuangan yang lebih akurat, dan dilengkapi dengan informasi yang komprehensif untuk semua outlet dan kantor pusat (sampai dengan detail transaksi).

E

Sistem Keuangan yang mudah direplikasi untuk outlet baru guna pengembangan bisnis.